Ogni evento virtuale deve essere organizzato tenendo sott'occhio costi, sponsorship e ROI. Ecco alcuni economics da considerare
Organizzare un evento virtuale appare più semplice - soprattutto rispetto a certe macchine organizzative messe in moto per gli eventi fisici. Tuttavia c’è una cosa che il 2020 ci ha insegnato: anche il virtuale deve essere pianificato come un evento di persona - con un occhio di riguardo, senza dubbio, alla parte di economics. Facciamo un po’ ordine con questo articolo di approfondimento.
Strategia e obiettivi sono da definire prima dei costi
La base di ogni economics che si rispetti sta nello stabilire i propri obiettivi. Ogni evento è unico e quindi in base al risultato che si vuole ottenere, possono cambiare tantissimi parametri e quindi il nostro budget. Secondo una ricerca di Markletic, il 45.7% dei marketer individuano nella generazione di lead e di prospect l’obiettivo primario degli eventi virtuale. Ma c’è sicuramente molto di più: guadagno, visibilità, numero dei partecipanti, retention, new business. Tutto questo con un occhio al ROI - ma di questo parliamo dopo.
Costi. Capire il budget e la spesa per il tuo evento virtuale
Dopo aver capito che faccia dare al nostro evento, dobbiamo iniziare a pensare a dove e come farlo ballare. Secondo Wild Apricot, l’84% degli organizzatori che ha già organizzato un evento nel 2020 ha speso meno soldi rispetto agli eventi di persona. Perfetto, cosa è considerato come costo fondamentale per un evento virtuale? Lista alla mano. Prima di tutto dovremo valutare i costi di piattaforma (che magari dia la possibilità di breakout room) e delle integrazioni per un’eventuale gamification, di produzione e di editing (real-time e post-evento), un budget per host e speaker, una cifra per la promozione e un’altra, perché no, per la Box con gadget, su cui abbiamo già scritto in questo articolo. Poi possiamo valutare anche dei momenti per gli sponsor.
Sponsor. Trovare il modo giusto per coinvolgere e dare visibilità
Se parliamo di economics non possiamo non considerare una voce dedicata alle sponsorship. Sì, perché nonostante lo stop degli eventi fisici, sono nati un sacco di modi di coinvolgere degli sponsor e di trasferire valore prima, durante e dopo l’occasione. Le statistiche lo confermano: per EventMB sono la fonte primaria di guadagno in un evento virtuale per il 23% degli organizzatori. Nello specifico, sempre EventMB ci offre uno spaccato dei benefit che possono avere gli sponsor durante gli eventi virtuali: profili degli sponsor (78%), analytics e reporting (77%) e banner in momenti ad alto traffico (70%).
ROI. Farsi guidare sempre dalla misurabilità
Con un vantaggio enorme: il confronto dei dati anno dopo anno è l'unico modo per dimostrare la crescita e dimostrare che gli sforzi degli event marketer sono andati nella giusta direzione. Anche qui le statistiche sono più che interessanti: quasi un terzo degli eventi virtuali si sono rivelati proficui e nel 10.8% hanno generato una revenue maggiore degli eventi fisici.
Spesso organizzare da soli un evento virtuale spaventa le aziende B2B, soprattutto quando non hanno idea da che parte iniziare. Un consiglio che generalmente si dà è quello di condividere la propria esperienza con piattaforme di produzione di eventi virtuali - proprio come noi di Kampaay.
Kampaay in quanto event-as-service provider nasce come luogo d’incontro tra chi vuole organizzare un evento aziendale online e chi fornisce prodotti e servizi selezionati per professionisti. Il tutto in tre parole chiave: memorabile (perché ogni evento possa diventare un ricordo piacevole), personalizzabile (ogni evento è costruito su misura per i tuoi clienti e il tuo team) e misurabile (ogni experience risponde alle tue KPI). Lo facciamo con tante esperienze che nascono da un kit fisico consegnato a casa per poi tramutarsi in una formula di intrattenimento virtuale.
Per la tua azienda sono già pronti 6 format:
- Virtual Catering, l’occasione per meeting aziendali e convention
- Live Bartending, per quei momenti in cui è d’obbligo mixare gamification e cocktail
- Food Experience, per chi si sente un po’ chef e fotografa sempre i propri piatti
- Online Adventure, per i team che vogliono affrontare momenti formativi e sfide
- Digital Tasting, perché le esperienze più sorprendenti sono da assaggiare
- Creative Experience, perché la creatività è il motore di ogni evento indimenticabile
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