Scopri come organizzare l'evento ideale
Come pianificare l'evento perfetto
Constatato che gli eventi siano ancora strategici nel mondo B2B, organizzarli in maniera efficace e soddisfacente non è sempre facile. Tuttavia, se riesci a prenderla con il giusto mindset, la pianificazione dell’evento perfetto può rivelarsi un’attività estremamente divertente.
Allo stesso tempo, è altrettanto vero che la buona riuscita di un happening aziendale richiede estrema cura e attenzione ai dettagli.
Scopriamo insieme le best practice per dare vita a un evento indimenticabile!
Pre-Evento: la fase più delicata
La fase organizzativa che precede l’evento è cruciale per la sua buona riuscita: per questo motivo è importantissimo assicurarsi che tutto fili liscio fin dai primi momenti.
Decidi quale tipologia di evento risponde meglio alle tue esigenze
Hai intenzione di creare un evento in presenza o da remoto? Ti sei già chiesto quale tra queste due soluzioni si adatta meglio alle necessità aziendali? Queste sono le prime domande che dovresti porti in vista dell’evento, poiché le risposte a questi interrogativi determineranno tutto il resto del flusso organizzativo.
Hai deciso di organizzare un evento virtuale? Bene, allora potresti dover mettere in conto di implementare l’utilizzo di piattaforme o supporti digitali utili a creare engagement prima, durante e dopo l’evento.
In questo articolo puoi trovare informazioni utili sull’efficacia di tool digitali come i Chatbot e la Gamification allo scopo di coinvolgere maggiormente il tuo pubblico.
Definisci gli obiettivi dell’evento
Non scordarti di definire con un certo anticipo gli obiettivi del tuo evento.
Desideri che il tuo team sviluppi un senso maggiore di coesione così da risultare più allineato ai valori aziendali, ma allo stesso tempo ti piacerebbe offrire ai tuoi colleghi un momento di svago costruttivo?
Bene, questo ti permette di escludere tutte le categorie di eventi più “formali”, che sarebbero invece particolarmente indicati qualora desiderassi realizzare un evento più strutturato, ad esempio con lo scopo di far fare networking ai partecipanti.
Nel primo caso, un Team Building creativo potrebbe essere la soluzione ideale, mentre nel secondo potresti optare per un aperitivo free-standing.
Naturalmente, definire gli obiettivi nelle fasi che precedono il meeting ti permetterà anche di avere un’idea più chiara sul budget da allocare per l’evento.
Individua i relatori più adatti
I relatori del tuo evento sono coloro che “prestano” il loro volto e la loro voce alle esigenze comunicative della tua azienda.
Ecco perché nel processo di selezione di queste figure è utile optare per personalità in linea con la mentalità della compagnia, dato che per tutta la durata dell’evento saranno proprio loro a presentarne e rappresentarne i valori agli occhi e alle orecchie del pubblico.
Crea un invito e promuovi l’evento
Come abbiamo già avuto modo di sottolineare in questo articolo, è buona norma dedicare la massima attenzione alla promozione dell’evento sui social, senza però tralasciare la redazione vera e propria degli inviti all’happening. In questo caso è bene scegliere con cura il giusto tono di voce, che dovrà rispecchiare in tutto e per tutto l’immagine della tua azienda.
Promuovere il tuo evento creando biglietti o e-mail d’invito originali e realizzati ad hoc per i tuoi ospiti ti permetterà infatti di stupirli, creando engagement ancora prima che l’evento abbia inizio.
Durante l'evento
Anche lo svolgimento dell’evento vero e proprio va presidiato con attività pianificate a priori.
In particolare, ti consigliamo di:
Fare dei Check periodici
Tenere monitorata la soddisfazione dei partecipanti durante l’evento ti permetterà di avere a disposizione un ulteriore asso nella manica per ingaggiare i tuoi ospiti.
In più, in questo modo avrai l’opportunità di migliorare l’experience dei partecipanti in tempo reale e di correggere ciò che non sembra funzionare.
Mantenere attiva la comunicazione
Presidiare i social con foto e video mentre l’evento è ancora in corso è un’occasione unica per mantenere attiva la comunicazione con gli utenti che in quel momento non stanno partecipando fisicamente al ritrovo.
Potresti anche ingaggiare la community con quiz e sondaggi, oppure potresti condividere con loro la diretta dell’evento, azzerando le distanze e facendoli sentire proprio come se si trovassero lì.
Coordina l’evento
In questi casi, è di massima importanza che le figure utili allo svolgimento delle attività si trovino sempre al posto giusto e al momento giusto, perciò fai in modo che tutti gli addetti ai lavori, dal fotografo/videomaker al social media manager, sappiano esattamente in cosa consiste il loro compito e quali risultati ci si aspetta da loro nelle varie fasi dell’evento.
Post-Evento e Follow-Up
L’evento è finito, e ora? Si va avanti, naturalmente! In molti commettono l’errore imperdonabile di considerare il proprio lavoro concluso semplicemente perché la festa è passata e i partecipanti sono tornati alle rispettive routine.
Al contrario, si tratta di un’occasione imprescindibile per iniziare a raccogliere i frutti del tuo duro lavoro!
Ecco qualche suggerimento:
Usa i contatti dei tuoi ospiti per fare networking
I contatti dei tuoi ospiti sono un tesoro prezioso che, se non fai ancora, dovresti iniziare a considerare in un’ottica di follow-up post-evento.
Crea mailing list per comunicare loro news, offerte relative ai prodotti o servizi della tua azienda e quant’altro pensi possa interessargli.
Fai una rassegna stampa
Che si tratti di un report social o di un vero e proprio comunicato da pubblicare sul tuo sito, non rinunciare a raccontare gli highlights del tuo evento.
In fondo, non si sa mai chi potresti raggiungere: chissà, magari potresti attirare l’attenzione di qualche nuovo stakeholder!
Verifica il budget
Infine, se nella fase iniziale del tuo evento hai pianificato con attenzione quanto budget investire negli obiettivi che ti eri prefissato di raggiungere, beh, questo è il momento ideale per verificare se ci sei effettivamente riuscito!
Adesso che conosci le best practice per organizzare un evento con i fiocchi, ti riveliamo l’ultimo, fondamentale segreto: qualunque tipologia di evento tu decida di organizzare, è praticamente inevitabile che qualcosa sfugga alle tue previsioni.
Questo Kampaay lo sa bene, e proprio per questo motivo negli anni abbiamo consolidato le nostre skills organizzative anche e soprattutto in vista della gestione di imprevisti e fuori programma dell’ultimo minuto. Pronto a realizzare il tuo prossimo evento aziendale, in totale autonomia o con il supporto dei nostri esperti? Premi il bottone qua sotto, ti manderemo un preventivo in soli 15 minuti!
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