Quanto tempo serve per organizzare un evento aziendale

Lo sanno bene gli event-planner: l’organizzazione di un evento aziendale è estremamente energy e time-consuming e talvolta arriva fino a diversi mesi di pianificazione in base agli obiettivi dell’azienda, al numero dei partecipanti e alla complessità dell’evento stesso.

In questo articolo scoprirai come pianificare le tappe fondamentali della fase organizzativa di un evento aziendale e valutare quanto tempo sia necessario per i task correlati. Ti verrà anche suggerita una possibilità per affrontare più serenamente l’organizzazione e la gestione dell’evento stesso.

Fase esplorativa: approfondire i nuovi tipi di eventi aziendali

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Se sei una figura senior nell’organizzazione degli eventi aziendali, allora potresti aver sperimentato format innovativi come eventi ibridi e virtuali già prima della pandemia di COVID-19. Ma sapevi che nell’ultimo anno questo tipo di experience si è diffuso e sviluppato sempre più?

Per restare al passo coi tempi (o se è la prima volta che organizzi eventi di questo tipo) sarà necessario dedicare una buona parte del tuo tempo per aggiornarti e comprendere quale di queste nuove experience può far fare il salto di qualità al tuo evento e rendere ancora più competitiva la tua azienda.

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Tempo stimato per questa task: dai 5 giorni in su.

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Fase di valutazione: richiedere e ricevere i preventivi

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Una delle fasi immediatamente successive alla definizione del brief e del budget, è la raccolta dei preventivi. Se hai già eventi aziendali alle spalle ma stai organizzando un evento che non hai mai provato prima, allora sarà necessario dedicare almeno una settimana alla ricerca di fornitori specifici da aggiungere al database.

Oltre al processo di scouting, tieni in considerazione altre attività: 

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• definizione del format di messaggio da inviare
• invio (a volte meno immediato attraverso compilazione form, altre volte per mezzo email)
• attesa e solleciti (che non bastano mai!)
• infine il trasferimento delle valutazioni economiche in un foglio di calcolo. 

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Tempo stimato per questa task: in media 10 giorni

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Fase di personalizzazione: il catering

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Piccolo spoiler: entriamo in uno dei momenti più caldi del timesheet di un evento aziendale. Se hai previsto un momento conviviale con cibo e drink, la sola definizione di una soluzione di catering (che possa accontentare tutti!) può occupare una settimana di pianificazione.

Sotto la voce catering, infatti, si possono trovare tantissime possibilità: un welcome coffee con scelta tra dolce e salato, degli sfiziosi finger food o un aperitivo col rinforzo, un’idea per pranzo o cena. E poi bisogna valutare le varianti healthy, gourmet, vegane, per chi ha intolleranze oppure delle soluzioni complete. Insomma, il rischio è avere sempre l’impressione di dimenticare qualcosa.

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Tempo stimato per questa task: fino ad una settimana di pianificazione.

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