Networking Pre-Evento per Aumentare l'Engagement

Quando degli invitati hanno in programma di partecipare a un evento, è estremamente importante per la buona riuscita dell’evento stesso che ognuno di loro si senta a proprio agio e che tutti abbiano un’idea abbastanza precisa di ciò che li aspetta, ma anche delle persone che potrebbero incontrare. 

Mettere a punto una location accogliente e dotata di ogni comfort è sicuramente un passo in questa direzione, ma c’è un altro fattore da prendere in considerazione: sei sicuro di dare la giusta importanza alla fase di networking pre-evento?
In questo articolo ti spiegheremo le best practice per assicurare ai tuoi ospiti la giusta preparazione prima che l’evento abbia inizio, in modo che una volta giunta la fatidica data nessuno di loro rischi di sentirsi un pesce fuor d’acqua… o addirittura di non presentarsi!

Aumenta il commitment dei partecipanti

Aumentare il commitment dei partecipanti, cioè la loro spinta a impegnarsi allo scopo di intessere nuove relazioni, è il primo cruciale consiglio che dovresti seguire in vista del tuo prossimo evento.

In effetti, le stime ci dicono che circa il 50% delle persone che si sono registrate virtualmente a un evento potrebbero decidere di non presentarsi il fatidico giorno.
Naturalmente si tratta un problema estremamente frustrante, ma anche piuttosto facile da risolvere. 
La ragione per cui spesso il numero di utenti registrati non corrisponde al numero dei partecipanti effettivi è semplicemente che gli assenti non erano abbastanza motivati per recarsi in quel dato luogo a quella data ora.
In questo caso, prevedere un incontro pre-evento, tutto dedicato alla conoscenza e al networking fra i partecipanti,  può fare la differenza. 

È stato infatti dimostrato che quando ai partecipanti viene data l’opportunità di  interagire fra di loro con un certo anticipo rispetto alla data prestabilita, una volta giunta l’ora X questi risultano essere più  portati a rispettare l’impegno preso rispetto a coloro che non hanno avuto alcun contatto precedente con gli altri ospiti.

Crea connessioni tra i partecipanti

Ammettilo: anche tu, almeno una volta, prima di decidere se confermare o meno la tua partecipazione a un evento, hai chiesto i nomi dei presenti oppure hai verificato la presenza di qualcuno in particolare.
Probabilmente avevi bisogno che ti confermassero che sì, quello era l’evento giusto per te, e che avresti incontrato le persone che pensavi o speravi di vedere.
Questo accade perché ognuno di noi ha il naturale bisogno di costruire delle connessioni con gli altri partecipanti prima di recarsi a un incontro.
Naturalmente se già conosciamo qualcuno tra gli invitati il problema non si pone nemmeno ma come fare se, al contrario, non conosciamo l’identità degli altri ospiti?
Anche in questo caso, la soluzione più efficace è organizzare una session pre-evento in cui i partecipanti abbiano la possibilità di interagire con il tuo brand e con gli invitati che hanno mostrato interesse.
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Questo semplice step potrebbe essere la spintarella motivazionale che fa la differenza per i più indecisi, convincendoli che sì, il tuo evento sarà proprio la fucina di connessioni che stavano disperatamente cercando!

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Crea un’atmosfera rilassata tra i partecipanti

Lo dicevamo qualche riga fa: il ricordo che abbiamo di un’experience a cui abbiamo partecipato è strettamente connesso a quanto ci siamo sentiti (o non ci siamo sentiti) a nostro agio nel corso della sua durata.
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Come evitare che i tuoi invitati si sentano fuori luogo? Oltre a seguire i consigli che ti abbiamo dato nei paragrafi precedenti, fai in modo che i tuoi ospiti si sentano guidati e seguiti in ogni fase dell’evento.
Tutto deve dare l’impressione di essere stato pensato e realizzato espressamente per loro.
A questo scopo, durante la fase organizzativa è di cruciale importanza prestare molta attenzione alla scelta delle strategie da includere nella fase promozionale che precede il grande giorno.
Nei prossimi paragrafi faremo qualche esempio di attività pre-evento che puoi scegliere di implementare dalla prossima volta in poi.

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Invia un sondaggio sui Social Media

Sfruttare i social media per promuovere il tuo evento è un passaggio preliminare che non dovresti mai tralasciare. 

Oltre ai suggerimenti che abbiamo raccolto in questo articolo sul tema, che ne dici di proporre ai tuoi ospiti un simpatico sondaggio con cui testare il loro tasso di commitment?

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Posta gli aggiornamenti dell’evento

Ricordati di tenere aggiornati i tuoi invitati: che si tratti di una relocation dell’ultimo minuto o che tu voglia informarli di qualche gustoso particolare che potrebbe fare la differenza qualora qualcuno di loro si stesse chiedendo se confermare o meno la propria presenza, la regola è la stessa: non esitare a condividerlo per tempo!

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Invia i marketing kit ai partecipanti e agli sponsor

La regola d’oro è che i partecipanti di un evento, ma anche gli sponsor, vanno coccolati e, soprattutto… ingolositi!
Hai mai pensato di spedire a ciascuno di loro un piccolo marketing kit che faccia venire loro l’acquolina in bocca? 

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Crea un contest

Nulla di meglio di un concorso a premi ben organizzato per sbloccare gli eterni indecisi!
Sei a corto di idee? Poco male, ti basterà scegliere un premio, metterlo in palio e informare i tuoi ospiti che l’estrazione avverrà proprio durante l’evento: il tasso di presenze ti stupirà!

Organizza un Virtual Coffee

Infine, che ne dici di organizzare un vero e proprio evento pre-evento? Un incontro da remoto come un Virtual Coffee può essere una buona soluzione per far rompere il ghiaccio ai tuoi invitati prima dell’incontro ufficiale!

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Ora che sai quanta importanza abbia la fase di preparazione all’evento e quanto peso abbiano le attività di coinvolgimento del tuo pubblico siamo sicuri che il tasso di partecipazione ai tuoi eventi potrà solo migliorare.In ogni caso, ricorda che noi di Kampaay siamo a tua disposizione per qualsiasi tipo di consiglio o consulto, in ogni fase dell’organizzazione dei tuoi eventi. Contattaci per richiedere un preventivo: te lo manderemo in soli 15 minuti!

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