Scopri i suggerimenti per migliorare l’entertainment durante una conferenza aziendale.
Se hai mai organizzato una conferenza aziendale sicuramente ti è sorta la domanda: "Come faccio a tenere tutti attenti e coinvolti?". O forse hai partecipato a un evento e hai sentito l'irrefrenabile desiderio di controllare le email sotto il tavolo?
Che tu stia pianificando un evento per dipendenti, clienti o partner esterni, il dilemma è lo stesso: come trasformare queste occasioni da potenziali sonniferi a momenti di vera ispirazione e connessione?
La buona notizia? Il mondo degli eventi aziendali sta cambiando, e noi abbiamo le chiavi per aiutarti a stare al passo. L'analisi delle tendenze degli eventi organizzati su Kampaay nella prima metà dell’anno ci ha rivelato un trend: il futuro delle conferenze sta nel perfetto equilibrio tra professionalità e coinvolgimento personale.
Immagina un evento aziendale dove i partecipanti non vedono l'ora di assistere alla prossima sessione, dove le pause caffè diventano incubatori di idee e connessioni, e dove alla fine tutti tornano a casa o in ufficio carichi di energia e nuove prospettive.
Dalla scelta di una location mozzafiato a quella di luci, esibizioni e attività di entertainment, in questa guida vogliamo ti mostreremo come:
- Catturare l'attenzione fin dal primo minuto (e mantenerla fino all'ultimo);
- Creare un'esperienza che parli sia alla mente che al cuore dei partecipanti;
- Utilizzare la tecnologia per stupire, non per annoiare;
- Trasformare ogni momento dell'evento in un'opportunità di crescita e networking.
Iniziamo!
Gli aspetti da considerare nell’entertainment di una conferenza
Okay, fin qui siamo d’accordo, ma come faccio a trasformare una conferenza istituzionale (e un poì ingessata) una una giornata che possa favorire l’engagement dei partecipanti, più dell'aperitivo post evento?
Per organizzare un evento aziendale di successo e trovare delle idee di entertainment per conferenze d’azienda che siano fuori dal coro, inizia a stilare una lista di must have.
Ti suggeriamo quelli che non possono mancare:
- la location per eventi aziendali: a ogni evento la sua! Potrà dare al team uno spazio più immersivo in cui prendere parte più attivamente alla conferenza;
- le luci: se è vero che anche l’occhio vuole la sua parte, si possono trovare effetti scenici e luminosi in grado di risollevare qualsiasi atmosfera da meeting serioso;
- le esibizioni: sono diverse quelle pensate per le convention di settore, che riusciranno a dare la giusta dose di creatività e sorpresa a un evento non sempre capace di invogliare i presenti alla partecipazione attiva. Insomma, sarà impossibile pensare “Non vedo l’ora che finisca!”.
Ma andiamo con ordine, partendo proprio dalla scelta della location.
Scegliere la location giusta: elemento chiave per il successo
Immagina di fare lo stesso lavoro per tutta la vita in un ufficio in cui la luce naturale è un optional. Le pareti sono grigie, così come il tuo umore mentre sei alla scrivania. Pensa adesso di fare la stessa identica attività in riva al mare: basta questa prospettiva a far comparire sul tuo volto un sorriso.
La location ha un’importanza fondamentale per garantire l’efficacia dell'entertainment e delle esibizioni che saranno proposte nel corso della conferenza.
Puoi organizzare l’evento del secolo, ma non potrai fare niente se prima non gli dai una casa. Tra le location più cool che possiamo suggerirti c’è il CineMeeting. Sì, è proprio quello che credi: una sala cinema interamente personalizzata a disposizione del tuo team per diverse ore.
Non una classica sala meeting con l’aria condizionata che non funziona, ma l’atmosfera coinvolgente e rilassante di una sala cinema, che potrà favorire la creatività, la socializzazione e il divertimento del team. Anche un PowerPoint avrà tutto un altro fascino se viene proiettato sul maxi schermo.
La sala potrà essere brandizzata con un allestimento creato ad hoc e la giornata potrà essere scandita da pause pop-corn o da una proposta gastronomica più ricercata.
Tecnologie e innovazioni: luci LED e scenografie immersive
Sapevi che le immagini vengono memorizzate e comprese con più facilità delle parole? Anche l’utilizzo di tecnologie come le luci LED può far crescere il coinvolgimento del team.
Giochi di luci nelle pause o durante le esibizioni proposte, installazioni artistiche che richiamino i colori del brand o i nomi dei dipendenti, decorazioni e braccialetti luminosi da distribuire ai presenti: ogni dettaglio può essere prezioso come un diamante.
Coinvolgere il pubblico: scegliere l’attività giusta
Cosa potresti fare, quindi, per ravvivare ancor di più l’atmosfera di una conferenza aziendale? Per esempio, creare connessioni con un’attività di team building, che metta in moto la creatività.
Ci si potrebbe cimentare in una sfida all’ultimo cocktail: con il supporto e la complicità di barman esperti, si dovranno elaborare bevande creative - possibilmente bevibili - in squadra!
Idee creative per esibizioni in convention di settore
Trasmettere un messaggio durante un business meeting è abbastanza semplice: basta trovare le parole giuste per veicolare i valori aziendali, favorendo la loro trasmissione al team.
La parte più complicata è fare in modo che il team si senta realmente coinvolto. Complicato, però, non è sinonimo di impossibile. Vogliamo quindi darti qualche altro spunto per riuscire a scegliere e progettare il giusto entertainment.
Idea 1 - Inspiring talk at the office
Molto spesso quello che manca nelle conferenze è una fonte di ispirazione, ovvero un oratore che sia in grado di coinvolgere la platea grazie alle sue abilità di public speaking o per il suo carisma.
Mettendo insieme le due cose, si può ottenere una strategia vincente a livello comunicativo e di teamwork: la scelta di uno speaker d’eccezione, che potrebbe essere un personaggio famoso o un esperto in un tema di interesse aziendale, come la leadership, il benessere dei dipendenti, la digitalizzazione.
Idea 2 - Charity Bike Building
Tra i possibili team building da inserire come intermezzo durante una convention aziendale un’idea molto carina è il charity bike building, durante il quale il team dovrà impegnarsi nella costruzione e decorazione di baby bike da donare in beneficenza.
Idea 3: Risate time
Un altro consiglio, molto in trend di questi tempi, potrebbe essere quello di organizzare uno spettacolo di stand-up comedy a fine evento. L’artista potrebbe esibirsi facendo delle domande che coinvolgano i presenti in prima persona, in modo da rendere lo show ancora più esilarante.
L’entertainment per convention organizzato per Rentokil
Rentokil ha organizzato un evento aziendale scegliendo di affidarsi all’efficienza e alla pianificazione strategica offerte da Kampaay. Un classico evento aziendale che si tiene ogni anno - suddiviso in due giorni di riunioni in plenaria con premiazione dei migliori risultati aziendali e pianificazione degli obiettivi futuri - è stato arricchito da momenti di entertainment pensati su misura.
In particolare, i dipendenti sono stati coinvolti in un’attività di team building chiamata “Singer for a Day”: divisi in 4 gruppi, ognuno dei quali ispirato a uno dei valori aziendali, ogni squadra ha modificato il testo di una canzone e preparato anche una coreografia.
Il team di event expert di Kampaay ha giocato un ruolo cruciale nel rendere impeccabile ogni aspetto della convention:
- Hanno sviluppato un concept musicale coerente con l'identità aziendale.
- Hanno personalizzato attività, premi e materiali per allinearli perfettamente al tema dell'evento.
- Hanno gestito la logistica e la tempistica, assicurando un flusso fluido tra i momenti formali e quelli di intrattenimento.
Il tutto organizzato in modo smart e centralizzato, così che ogni team di Rentokil fosse sempre a conoscenza di ogni dettaglio, dalle tempistiche alla gestione del budget. .
Budgeting per l'entertainment: come massimizzare l'impatto con risorse limitate
Riuscire a mettere in piedi tutto questo, in mezzo alle mille attività delle quali il team deve occuparsi, richiede un’attenta pianificazione e la necessità di interfacciarsi con diversi interlocutori.
È qui che entra in gioco il fattore costi: Kampaay ti dà la possibilità di non dover rinunciare all'entertainment e alle esibizioni durante un evento aziendale, permettendoti di:
- semplificare la contabilità delle spese da sostenere, tramite una gestione centralizzata;
- ottenere il miglior risultato senza sprechi, ottimizzando non solo i costi, ma anche i tempi.
Misurare il successo del tuo evento: feedback e metriche
Organizzare un evento aziendale è solo metà dell'avventura. L'altra metà? Capire quanto ha davvero colpito nel segno. E qui entra in gioco la magia delle metriche di engagement:
Il "fattore wow" sui social:
- Quanti post, storie e tweet hanno generato i vostri partecipanti?
- C'è stata quella foto di gruppo che ha fatto il giro di LinkedIn?
L'effetto eco nelle mail:
- Quante mail di ringraziamento spontanee avete ricevuto?
- I partecipanti hanno condiviso momenti memorabili o idee nate durante l'evento?
Il feedback che non mente:
- Tasso di risposta ai sondaggi post-evento (più è alto, più l'evento ha lasciato il segno)
- Commenti qualitativi
Entertainment per conferenze d’azienda? È tutto più facile con Kampaay.
Ricapitoliamo: vuoi trasformare le tue conferenze aziendali da semplici riunioni a esperienze indimenticabili? È tempo di ripensare il concetto stesso di organizzazione di un evento aziendale. E Kampaay è qui per accompagnarti in questa rivoluzione.
Perché scegliere Kampaay? Perché non è solo un'agenzia eventi, è il tuo partner strategico per il successo:
- Strategia su misura: Insieme, definiamo obiettivi chiari e misurabili. Il nostro focus? Massimizzare l'engagement dei partecipanti, trasformando ogni momento in un'opportunità di connessione.
- Expertise che fa la differenza: Il nostro team di event expert è al tuo fianco, pronto a trasformare le tue idee in realtà. Con la nostra esperienza nel settore, sappiamo come creare quei momenti "wow" che restano impressi.
- Tecnologia all'avanguardia: La nostra piattaforma smart ti permette di avere il controllo totale su ogni aspetto dell'evento, dalla pianificazione alla misurazione dei risultati. Meno stress, più efficienza.
- Entertainment che lascia il segno: Dalle attività di team building innovative alle performance che ispirano, creiamo esperienze su misura che riflettono i valori della tua azienda e coinvolgono ogni partecipante.
- Risultati tangibili: Con le nostre metriche avanzate, potrai vedere nero su bianco l'impatto positivo del tuo evento sulla cultura aziendale e sul morale del team.
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