Che si tratti di eventi esterni per conquistare i clienti, o interni per coinvolgere i dipendenti, scopri come ottenere il massimo dalla tua Event Strategy.
1. Il contesto
Nonostante la pandemia e la corsa alla digitalizzazione degli ultimi due anni, i benefici di creare eventi B2B non sono cambiati. Il mondo lavorativo post covid ha portato una vera e propria rivoluzione nel settore degli eventi, nuove opportunità di interazione e modalità di coinvolgimento originali.
Ma come si sta evolvendo l’industria degli eventi a livello europeo?
Nel 2023, il settore degli eventi B2B in Europa è stato valutato a 76 miliardi di dollari. Si prevede che, entro il 2031, raggiungerà i 114 miliardi di dollari. La crescita dell’industria degli eventi in Europa è infatti trainata dal massiccio aumento di attività commerciali come conferenze/seminari, promozioni di marchi, attività di formazione dei dipendenti, il rapido sviluppo dei settori del turismo e dell’ospitalità e l’espansione dei centri IT in Europa.
Analizzato il contesto Europeo, cosa possiamo dire sugli eventi in quanto strumenti strategici?
Gli eventi sono da sempre utilizzati come strumento di marketing per raggiungere gli obiettivi aziendali e non solo. Alimentano lo spirito di squadra, fanno conoscere l’azienda e permettono di ringraziare i dipendenti e festeggiare i successi raggiunti. Come? Attraverso tre modalità: evento fisico, evento virtuale, evento ibrido.
Eventi in presenza
La possibilità di vedersi, di condividere momenti e di scambiarsi opinioni face to face è un’esperienza inestimabile.
Eventi ibridi
Grazie alla flessibilità del lavoro da casa e alla libertà dei dipendenti di gestire il proprio tempo, le aziende possono organizzare eventi che coinvolgono sia le persone in presenza che quelle a distanza, raggiungendo così un pubblico più ampio e variegato.
Eventi virtuali
Dopo il periodo di pandemia, c’è la voglia di tornare alla normalità e di incontrarsi di persona, ma resta comunque necessario continuare a organizzare eventi online per raggiungere un pubblico più vasto.
Oltre alla modalità di condivisione di un evento possiamo sceglierne la tipologia. Infatti, possiamo identificare due macro categorie.
Eventi esterni
Gli eventi esterni sono mirati a far crescere il business in modo diretto e sono organizzati per raggiungere un pubblico più ampio di stakeholder esterni come potenziali clienti, investitori, partner commerciali e giornalisti. Questi eventi rappresentano un’opportunità per l’azienda di presentare i propri prodotti o servizi, di fare networking, di conoscere i concorrenti del settore.
Eventi interni
Con eventi interni si intendono tutti quegli eventi rivolti principalmente ai dipendenti e che hanno l’obiettivo di alimentare lo spirito di squadra, ringraziare i propri collaboratori o festeggiare i successi raggiunti. Questi eventi sono importanti per la costruzione di un ambiente di lavoro positivo in cui la cultura aziendale e la crescita delle risorse sono valori fondamentali.
Nei prossimi paragrafi approfondiremo queste due macro categorie e le tipologie di eventi più adatti, cercando al tempo stesso di identificare la figura aziendale ideale per gestirli.
2. Gli eventi aziendali esterni
Come anticipato, gli eventi aziendali possono essere rivolti all’interno dell’azienda oppure coinvolgere stakeholder esterni all’organizzazione. Gli eventi esterni, infatti, possono coinvolgere clienti, fornitori, partner commerciali e hanno l’obiettivo di promuovere l’immagine dell’azienda, acquisire nuovi clienti, fidelizzare quelli esistenti e promuovere nuovi prodotti o servizi.
In quest’ambito, riveste un ruolo fondamentale l’event marketing: l’insieme di attività di pianificazione, organizzazione ed esecuzione di un evento allo scopo di promuoverlo esternamente all’azienda.
Anche il settore degli eventi esterni è in costante crescita e le aziende scelgono sempre di più di investire tempo e risorse per pianificare, organizzare e realizzare eventi con lo scopo di promuovere un marchio, un prodotto o un servizio.
Il 97% dei marketers intervistati ritiene che gli eventi di persona possano avere un impatto notevole sul raggiungimento degli obiettivi commerciali principali della loro azienda.
Source: Bizzabo Research, The Events Industry’s Top Marketing Statistics, Trends, and Data, Jul 2022
2.1 Tipologie di eventi esterni
In base agli obiettivi da raggiungere, fondamentali per pianificare un evento di successo, gli eventi esterni possono assumere varie forme, peculiarità e dimensioni. Il settore racchiude diverse tipologie, analizziamo le più comuni:
Figura 1
2.2 L’importanza di una pianificazione strategica degli eventi esterni
A prescindere dalla tipologia di evento, ciò che risulta fondamentale è capire come pianificare e organizzare eventi esterni di successo. Un piano strategico e a lungo termine comporta numerosi vantaggi e benefici per l’azienda e permette di:
- risparmiare tempo e denaro
- allocare le risorse in maniera più efficiente
- ideare una promozione più efficace
- facilitare il raggiungimento degli obiettivi aziendali
Ogni evento presenta degli obiettivi differenti e di conseguenza si rivolge a clienti differenti. Risulta quindi essenziale identificare in quale fase della Customer Journey essi si trovano per comprendere che tipo di evento sarebbe più opportuno pianificare allo scopo di soddisfarne i bisogni e le esigenze.
Figura 2
Andando più nello specifico, analizziamo di seguito le 7 fasi della customer journey e le tipologie di evento più adatte ad ognuna di esse:
Awareness (Consapevolezza)
In questo primo momento il potenziale cliente diventa consapevole dell’esistenza di un prodotto o servizio che potrebbe soddisfare un suo bisogno o desiderio. L’obiettivo dell’azienda è quello di farsi conoscere e fornire informazioni a 360°.
Tipologie di evento: fiere, esposizioni, conferenze di settore.
Consideration (Considerazione)
Il cliente inizia a considerare il prodotto o servizio come una possibile soluzione al suo bisogno o desiderio. L’obiettivo per l’azienda in questa fase è di presentare il proprio prodotto o servizio come una soluzione alle esigenze del cliente.
Tipologie di evento: webinar, eventi esperienziali, seminari e roadshow.
Evaluation (Valutazione)
Il cliente valuta le opzioni disponibili e confronta il prodotto o servizio con i concorrenti. L’obiettivo per l’azienda in questa fase è di fornire informazioni accurate e utili per aiutare il cliente nella scelta.
Tipologie di evento: seminari, visita dell’azienda, cene executive, conferenze.
Purchase (Acquisto)
Il cliente decide di acquistare il prodotto o servizio. L’obiettivo per l’azienda in questa fase è di rendere il processo di acquisto facile e sicuro.
Tipologie di evento: customer event.
Adoption (Adozione)
Il cliente utilizza il prodotto o servizio e ne valuta l’utilità. L’obiettivo, per l’azienda, in questa fase è di fornire un’esperienza positiva al cliente e rispondere alle sue eventuali necessità o domande.
Tipologie di evento: kickoff, user training, conferenze.
Advocacy (Consiglio)
Il cliente raccomanda il prodotto o servizio ad altri e ne parla positivamente. L’obiettivo per l’azienda in questa fase è di fornire un servizio e un prodotto di qualità e soddisfare il cliente al punto che diventi un promotore del brand.
Tipologie di evento: user groups, webinar, conferenze di settore.
Expansion (Fidelizzazione)
Il cliente diventa un cliente fedele e acquista ulteriori prodotti o servizi dall’azienda. L’obiettivo per l’azienda in questa fase è di mantenere il rapporto di fiducia con il cliente e offrire prodotti o servizi complementari che rispondono alle sue esigenze.
Tipologie di evento: roadshow, Cene executive, CAB.
Comprendere le esigenze dei clienti e mobilitarsi per cercare di soddisfarle è quindi fondamentale per instaurare una relazione stabile volta al conseguimento degli obiettivi aziendali e alla crescita del business.
Quando si organizza un evento, il primo elemento da determinare sono gli obiettivi che si vogliono raggiungere. A questo proposito è fondamentale avere ben chiaro il quadro generale e definire degli scopi in linea con la promozione generale del brand e con la mission aziendale.
In secondo luogo, è necessario definire degli obiettivi specifici di performance: vale a dire degli obiettivi definibili e quantificabili nel corso dell’evento ma anche al termine di esso, in modo da verificarne il corretto raggiungimento.
Questi obiettivi devono essere S.M.A.R.T., cioè dovranno essere: specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e vincolati nel tempo (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time bound).
Utilizzando Key Performance Indicators (KPIs) è possibile monitorare i progressi verso obiettivi come il numero di partecipanti, la vendita dei biglietti e il coinvolgimento sui social media. Questi indicatori guideranno il resto della pianificazione e del processo decisionale.
Dopo di che, come mostrato nella Figura 3, sarà fondamentale allineare i KPIs a ogni fase della customer journey, in modo da monitorare i progressi in direzione del raggiungimento degli obiettivi dell’evento.
Figura 3
L’organizzazione di un evento aziendale richiede una minuziosa pianificazione e un accurato coordinamento delle diverse attività, allo scopo di garantire un'esperienza indimenticabile per i partecipanti e un risultato soddisfacente per l’azienda promotrice
Il primo passo per andare in questa direzione consiste sicuramente nel pianificare un’accurata strategia in linea con la customer journey. E per farlo, è necessario definire alcuni punti:
- Quali obiettivi si vogliono raggiungere
- Quali eventi rispecchiano l’identità aziendale
- Come tradurre gli obiettivi aziendali in linee guida per l’organizzazione degli eventi
Una volta definiti questi punti, è necessario passare alla fase operativa: a chi rivolgersi, quando e dove organizzarli, quanto budget dedicarvi.
Questa fase determinerà il successo o l’insuccesso dell’evento. La scelta della location, delcatering, dello staff e dei servizi necessari deve considerare numerosi fattori e sarà cruciale per l’andamento dell’evento. Oltre alla scelta dei servizi sopraelencati, sarà necessario gestire il budget a disposizione, ideare un programma, contattare i fornitori, invitare i partecipanti, promuovere l’evento e, il giorno stesso, assicurarsi che tutto funzioni come immaginato. Tutte queste attività richiedono un grande sforzo: affidarsi a degli esperti nel settore permette di ridurre le tempistiche, ottimizzare le risorse e diminuire drasticamente l’ansia e lo stress.
Tuttavia spesso anche comunicare con agenzie di eventi o event planners comporta il rischio di essere sommersi da infinite mail e preventivi, senza avere poi un reale controllo dell’evento. Una piattaforma eventi invece, permette di avere ben chiara la pianificazione seppur delegando l’organizzazione, risparmiando tempo, risorse ed energie.
Grazie alla personalizzazione del catalogo e di servizi, all’affidabilità dei fornitori scelti e al continuo supporto di professionisti del mondo degli eventi, sarà più facile gestirli dall’inizio alla fine, interagendo con un unico interlocutore.
In questo modo, sarà possibile concentrarsi sugli obiettivi promozionali e strategici dell’evento, con la sicurezza che qualsiasi problema sarà gestito e risolto nel miglior modo possibile.
2.3 I benefici degli eventi esterni per l'azienda
Come precedentemente affermato, gli eventi esterni favoriscono il successo delle aziende e contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi. A sostegno di ciò, un report afferma che l’83% dei brand dichiara un aumento delle vendite grazie all’event marketing. Il trend viene confermato anche dal fatto che il 74% dei partecipanti agli eventi concordano che la loro opinione sull’azienda è migliorata dopo la partecipazione.
Ma nello specifico quali sono i benefici?
Generare business
Le aziende scelgono di investire nel marketing degli eventi perché gli eventi generano intrinsecamente nuove opportunità di business e di guadagno. Quando si organizza un evento, il solo processo di registrazione dei partecipanti genera un elenco di persone interessate al prodotto, al settore o che comunque rientrano nel target demografico. Invece, partecipando o sponsorizzando un evento, è possibile raccogliere lead attraverso un elenco di e-mail, un’offerta demo o un concorso.
Consentire di coinvolgere i clienti uno ad uno
Coinvolgere i potenziali clienti durante gli eventi dà inizio a interazioni personali che contribuiscono a instaurare un rapporto di fiducia e a “umanizzare” il brand.
Nel mondo di oggi ciò risulta sempre più fondamentale. Infatti, con la costante crescita del digitale, sempre più aziende non hanno altre occasioni di incontrare di persona i propri clienti e riconoscono negli eventi una preziosa opportunità di creare connessioni.
Dato che gli eventi sono percepiti come una pausa dallo stress del lavoro quotidiano e sono caratterizzati da un clima tipicamente rilassato e disteso, in queste occasioni risulta più facile catturare l’attenzione in maniera efficace. Ciò permette di raggiungere obiettivi strategici in maniera più agevole e immediata rispetto a una telefonata o a una presentazione in ufficio.
Creare brand awareness
Ospitare o partecipare a eventi è un’ottima occasione per affermare e far crescere il proprio marchio. A questo proposito, Il 64% degli event marketer ha dichiarato che la ragione principale per cui si organizzano eventi.
Inoltre, gli eventi consentono di associare un’identità fisica e un’estetica a un marchio altrimenti digitale. Come nel caso dei pop-up shop, che offrono un’esperienza davvero coinvolgente grazie a cui i consumatori e i clienti possono farsi un’idea reale e concreta.
Oltre a questi aspetti, vi è una ragione semplice per la quale è fondamentale organizzare eventi per far costruire la consapevolezza del marchio: le persone ne parlano.
Incoraggiare la formazione sui prodotti e sul settore
Indipendentemente dal tipo di evento che le aziende ospitano o a cui partecipano, è auspicabile che al suo interno ci sia una componente educativa. È esattamente questo che rende l’event marketing così di successo: non si concentra esclusivamente su un marchio o un prodotto ma punta ad educare il pubblico fornendo contenuti di valore.
2.4 Riunire clienti, fornitori e partner in tutta Italia: il caso Delta Dore
Delta Dore, gruppo francese che da più di 40 anni opera nel settore elettrico, ha come scopo quello di soddisfare le esigenze dei professionisti nella gestione dell’energia, degli automatismi e dei sistemi di sicurezza. Leader sul mercato della Smart Home e dello Smart Building, crede nello sviluppo sostenibile, in cui la tecnologia permette di diminuire i consumi energetici senza diminuire il comfort e la sicurezza.
Delta Dore aveva un’esigenza ben specifica: organizzare eventi e catering per riunire clienti, fornitori e partner in diverse città del nord Italia.
Dopo aver stanziato un budget dedicato alle diverse attività, l’azienda ha sviluppato, insieme a Kampaay, un ampio catalogo di esperienze di Team Building disponibili su più di 12 città, allo scopo di creare occasioni di scambio e presentare la propria offerta agli stakeholder.
Grazie a Kampaay, i manager di Delta Dore hanno implementato uno strumento innovativo e digitale a supporto della loro strategia, riuscendo a organizzare e gestire tutti gli eventi su diverse località italiane. I vantaggi si estendono anche a livello operativo, interfacciandosi con un solo interlocutore e amministrativo, godendo di una sola fattura personalizzabile per tutti i servizi.
3. Gli eventi aziendali interni
A differenza di quelli precedentemente analizzati, gli eventi interni hanno l’obiettivo di migliorare la relazione tra azienda e dipendenti creando e alimentando il senso di comunità e appartenenza all’interno dell’organizzazione.
Questo porta a un miglioramento dell’employer branding e delle prestazioni dell’azienda nel complesso. Infine, creare un ambiente informale è vantaggioso affinché i dipendenti possano rilassarsi e socializzare tra loro.
3.1 Tipologie di eventi interni
Per visualizzare, pianificare e monitorare al meglio gli eventi interni può essere utile dividerli in categorie raggruppandoli secondo criteri simili.
- Eventi più complessi: di dimensioni più grandi e con un impatto più ampio come eventi di portata globale o che hanno un impatto sull’intera organizzazione. All’interno di questa tipologia troviamo i sales kick-off e i meeting globali aziendali.
- Eventi meno complessi: che possono essere regionali e comprendere determinati settori. Tra questi troviamo Offsite, viaggi incentive e riunioni del consiglio di amministrazione.
- Eventi piccoli e semplici: caratterizzati da un’organizzazione meno complessa ma che si verificano con una frequenza elevata come per esempio team building e meeting.
Figura 4
3.2 L'importanza di una pianificazione strategica negli eventi interni
Gli eventi interni rappresentano una risorsa preziosa per le aziende, grazie alla loro capacità di reclutare, formare, e coinvolgere i dipendenti.
Il coinvolgimento dei lavoratori, in particolare, è un elemento chiave per la loro permanenza in azienda e la loro produttività a lungo termine. In un’epoca caratterizzata da fenomeni come la cultura del lavoro ibrido e le “Grandi Dimissioni”, gli eventi interni assumono un’importanza ancora maggiore.
Che si tratti di eventi virtuali o in presenza, resta essenziale per le aziende creare programmi che offrano ai dipendenti formazione e divertimento. Infatti, il 64% degli intervistati di una ricerca condotta da Skift Meetings ha risposto positivamente alla domanda: “Gli eventi interni aiutano a trattenere i dipendenti?”
Tuttavia, nonostante la loro importanza, gli eventi interni vengono spesso visti come fattori di costo e non sempre ricevono l’attenzione che meritano. È importante ricordare che investire in eventi interni può portare a un risparmio a lungo termine, grazie al valore di ritorno generato dall’engagement dei dipendenti. Diventa quindi necessario costruire una strategia eventi in linea con la Journey dei nostri dipendenti (vedi fig. 5).
Figura 5
Awareness (conoscenza)
Questa fase è mirata a far comprendere al dipendente:
- La cultura aziendale, i valori e gli obiettivi dell’organizzazione;
- Il proprio ruolo e le aspettative relative;
- Le politiche dell’azienda.
È una fase di importanza fondamentale, poiché in questi momenti si creano le basi per costruire rapporti di fiducia e collaborazione reciproca.
Le tipologie di eventi legati a questa prima fase sono il recruiting e l’onboarding.
Engagement (coinvolgimento)
La fase engagement ha lo scopo di creare un legame emotivo e duraturo tra il dipendente e l’azienda. In questa parte si:
- favorisce l’interazione interna, creando una cultura collaborativa e inclusiva;
- promuove una comunicazione aperta e trasparente volta a migliorare la motivazione, la soddisfazione e la produttività del dipendente;
- pongono le basi per mantenere la giusta attenzione verso i bisogni e le aspettative del dipendente per tutta la durata del rapporto di lavoro.
Le tipologie di eventi adatti a questa seconda sono principalmente Team Building, Offsite, corsi di formazione, workshop e riunioni aziendali.
Knowledge exchange (scambio reciproco)
Uno scambio di conoscenze e competenze tra il dipendente e l’azienda che porta a un miglioramento della produttività e dell’efficienza dell’azienda stessa. Questo favorisce l’innovazione e la crescita dell'azienda, garantendo continuità anche in caso di turnover dei dipendenti.
Le tipologie di eventi che si legano a questo momento sono le riunioni aziendali e i sales kickoff.
Advancement (fiducia e sviluppo)
L’ultima fase favorisce la crescita professionale del dipendente e la sua fidelizzazione all’organizzazione, riducendo così il rischio di turnover. Contribuisce, inoltre, alla creazione di un ambiente di lavoro stimolante e gratificante, che valorizza il talento dei dipendenti e favorisca la crescita dell’azienda.
Le tipologie di eventi più in linea sono team building e viaggi incentive.
3.3 I benefici per i dipendenti e per l'azienda
Come già anticipato, investire nella cultura aziendale significa investire nel successo dell’azienda. Un piano strategico, dedicato agli eventi, meticolosamente pensato e curato in ogni dettaglio permetterà di:
- Rafforzare la cultura aziendale valorizzando il lavoro e aumentando il senso di appartenenza;
- Collegare i vari livelli di dipendenti migliorandone la collaborazione e l’integrazione;
- Creare relazioni solide e di fiducia all’interno dell’azienda, migliorando il clima lavorativo e rafforzando motivazione ed entusiasmo;
- Migliorare la reputazione e la percezione dell’azienda.
Per questi motivi le aziende, consapevoli che ciò possa rappresentare un vantaggio competitivo e un investimento a lungo termine per il successo dell’azienda, cercano di creare un ambiente di lavoro positivo e produttivo, dove i dipendenti si sentano valorizzati, motivati e coinvolti.
Inoltre, un investimento in tal senso rappresenta un rendiconto per l’immagine dell’azienda e la sua reputazione tra i clienti e il pubblico, aumentando rispettivamente la fedeltà dei clienti e le possibilità di attrarre nuovi talenti.
3.4 Promuovere la cultura e portare innovazione in azienda: il caso Doctolib
Doctolib è una tech company al servizio della salute il cui obiettivo è quello di migliorare la vita quotidiana di medici e del personale sanitario attraverso un accesso all’assistenza sanitaria veloce ed equo per tutti.
Marco Vianello, Responabile HR di Doctolib racconta:
"Il benessere dei nostri dipendenti è molto importante, per questo organizziamo eventi per facilitare la condivisione e la socialità. I team all’interno di Doctolib sono molto eterogenei e per i team leader non è sempre facile pensare a iniziative per creare spirito di squadra".
Con l’obiettivo di “diffondere la cultura e i valori aziendali” Doctolib e Kampaay hanno disegnato un piano strategico dedicato alla gestione degli eventi in azienda. Oggi, Doctolib organizza in media più di 150 eventi l’anno e ogni manager dispone di un budget per organizzare un team building ogni sei mesi.
Mensilmente, invece, il People Success Manager organizza diversi momenti di incontro: un evento ricorrente con i responsabili delle diverse funzioni, gli onboarding per i nuovi arrivati e tutti i corsi di formazione per i dipendenti.
Grazie alla soluzione Kampaay, il modo di gestire gli eventi di Doctolib è cambiato:
"Con Kampaay mi prendo cura del mio team in maniera più rapida, più efficace e sono sicuro del risultato!"
Racconta Marco.
4. Conclusioni
Come abbiamo visto in queste pagine, la differenza tra le tipologie di eventi aziendali può rivelarsi decisiva in termini di obiettivi, audience e, naturalmente, organizzazione.
Gli eventi esterni, indirizzati a potenziali clienti, investitori, partner commerciali e giornalisti, sono adatti alla promozione del brand, alla presentazione della propria azienda e al networking. Per creare una strategia efficiente è necessario focalizzarsi sulla customer journey allo scopo di identificare in quale fase di essa si trova lo stakeholder di riferimento, per poi organizzare l’evento più adatto.
Gli eventi interni, invece, sono indirizzati ai dipendenti e collaboratori all’azienda e hanno lo scopo di accogliere i nuovi arrivati, alimentare lo spirito di squadra, diffondere la cultura aziendale e creare relazioni solide tra i dipendenti. Come per gli eventi esterni, per riuscire a definire una strategia efficace, è necessario concentrarsi sul ciclo di vita dei dipendenti all’interno dell’azienda, la cosiddetta employee journey.
In questo modo sarà possibile organizzare eventi focalizzati e di successo.
Organizzare eventi interni ed esterni richiede quindi un’attenta pianificazione, una gestione efficiente delle risorse a disposizione e la capacità di affrontare qualsiasi imprevisto.
Sebbene le agenzie eventi possano offrire un valido supporto nella gestione e nell’organizzazione, scegliere di utilizzare una piattaforma digitale può rappresentare una scelta rivoluzionaria ma anche strategica e vantaggiosa per molti versi.
Per questo motivo è nata una soluzione che permette di mantenere tutti i vantaggi di una normale agenzia eventi annullando, però, le difficoltà che si potrebbero riscontrare in questo processo.
Kampaay offre una soluzione semplice e innovativa che permette di centralizzare i processi gestionali e semplificare la vita ai manager. In questo modo, la pianificazione e l’organizzazione di eventi interni ed esterni sarà più efficiente e scalabile. Grazie a un ampio catalogo di soluzioni personalizzabile in base alle esigenze, e all’assistenza dedicata da parte di professionisti del settore, la piattaforma garantisce un’esperienza di pianificazione dell’evento senza stress. Interagendo con un unico interlocutore, sarà infatti più facile gestire efficacemente le risorse concentrandosi sugli obiettivi strategici dell’evento.
Grazie a Kampaay, gli organizzatori potranno gestire tutti gli aspetti degli eventi aziendali in modo integrato e collaborativo, garantendo un’esperienza di successo davvero per tutti.
Lo sapevi che con Kampaay le aziende possono fare la differenza nel loro settore e creare eventi unici per i propri dipendenti e per il pubblico esterno?
.webp)
