La guida definitiva per creare il calendario eventi aziendali 2024

Prima di creare un calendario eventi, è importante capire perché gli eventi aziendali sono così importanti: generano engagement, ovvero il coinvolgimento delle persone!

Ma cos'è nel dettaglio l'engagement? È il livello di connessione emotiva e mentale che le persone hanno nei confronti del proprio lavoro, dell'organizzazione in cui operano e dei team di cui fanno parte.

Quando l'engagement è alto, i dipendenti sono motivati, produttivi e sentono un profondo senso di appartenenza. Al contrario, quando l'engagement manca, può emergere il fenomeno del quiet quitting, ovvero fare il minimo indispensabile senza dare valore aggiunto.

I dati sull'engagement in Italia sono preoccupanti: solo 1 dipendente su 20 è pienamente coinvolto nel lavoro, il dato più basso in Europa! Le aziende italiane faticano a generare senso di appartenenza e motivazione intrinseca nei team.

Eppure l'engagement conta tantissimo per le persone: ben 3.8 volte in più rispetto al luogo di lavoro. Che si lavori da remoto, in presenza o in modalità ibrida, ciò che davvero impatta è sentirsi partecipi, valorizzati e connessi con il proprio lavoro.

Ecco perché eventi coinvolgenti, dal team building alle feste aziendali, sono un modo efficace per migliorare l'engagement: creano ricordi duraturi e rafforzano relazioni e cultura aziendale.

Con una strategia di eventi ricorrenti efficace, è possibile invertire il dato sull'engagement in Italia. E allora approfondiamo come crearla.

‍

Da eventi spot a strategia integrata: come creare un calendario eventi aziendali

Per creare un calendario eventi che generi engagement, è cruciale integrare gli eventi in una strategia coerente, con obiettivi definiti. Vediamo nel dettaglio i 3 step fondamentali:

1) Definisci obiettivi SMART

Innanzitutto, identifica gli obiettivi di engagement che vuoi raggiungere attraverso la pianificazione di un evento. Come fare ad essere sicuri di avere maggiori risultati? Semplice, gli obiettivi devono essere SMART:

Specifici: non generici, ma precisi e ben definiti

Misurabili: devi poterne monitorare l'avanzamento con metriche chiave

Raggiungibili: sfidanti ma realistici

Rilevanti: allineati alla strategia aziendale

Tempificati: con una scadenza definita

Alcuni esempi di obiettivi SMART:

• Aumentare del 15% le relazioni tra colleghi di reparti diversi entro fine anno
• Diffondere i 3 valori chiave aziendali almeno all'80% dei dipendenti nel semestre
• Attrarre 50 nuovi talenti under-30 ai career day nel trimestre

Definire obiettivi SMART non è solo un best practice, ma porta benefici concreti nell’organizzare eventi che generino engagement:

Obiettivi di gestione degli eventi ti aiutano a identificare chiaramente focus e messaggi chiave di ogni evento aziendale. Sapere per esempio che un team building mira a rafforzare le relazioni interne, ti guida a scegliere attività e location aziendale adeguate.

La misurabilità con metriche ben definite è cruciale per monitorare i risultati e l’efficacia nel tempo. Ad esempio, puoi tracciare la crescita dei legami tra team diversi con survey mirate prima e dopo.

Fissare traguardi sfidanti ma realistici consente di tarare le risorse necessarie e ottimizzare il budget e costi previsti. Se ad esempio l’obiettivo è coinvolgere l’80% dei dipendenti, devi prevedere location e attività adatte a un grande numero di partecipanti.

La rilevanza rispetto alla strategia aziendale fa sì che ogni evento contribuisca concretamente alla mission complessiva. Scegliere attività allineate è un modo infallibile per creare un calendario eventi efficace.

Infine, le scadenze definiscono le priorità di programmazione, sia incrociando i calendari personali dei team coinvolti che la gestione dei progetti a livello aziendale.

Grazie agli obiettivi SMART, ogni decisione nell’organizzare eventi engagement-driven è facilitata e ottimizzata.

2)  Costruire un calendario strategico

Il metodo ideale per creare calendari degli eventi e pianificare un mix di eventi speciali per tutto l'anno che lavorino insieme per il raggiungimento degli obiettivi. Esistono infatti diversi modi di fare engagement, e a ciascuno corrispondono diversi tipi di eventi.

• Team building per favorire socialità e collaborazione attraverso attività divertenti che uniscono
• Convention interne e kick-offper diffondere la cultura aziendale condividendo mission, valori e strategie
• Eventi di formazione per skill building alimentando le competenze tecniche e trasversali su diversi argomenti
• Feste aziendali per creare ricordi positivi in un contesto informale e gioioso
• Eventi ibridi per includere i membri del team da remoto con soluzioni innovative di partecipazione a distanza
• Hackathon per stimolare innovazione tramite la competizione creativa tra team
• Viaggi incentive e ritiri aziendali: un'opportunità unica per premiare i talenti.

Un modo semplice massimizzare l'efficacia complessiva ed evitare sovrapposizioni è stilare il calendario degli eventi in un unico luogo, insieme ai singoli team coinvolti che potranno segnalare eventi personali ed esigenze specifiche. 

‍

3)  Ascolta proattivamente le persone

Oltre all'analisi quantitativa dei dati, tra fogli di calcolo, report di riepilogo e così via, affianca il dialogo informale con le persone per comprendere più a fondo il loro livello di engagement emotivo. Alcuni esempi di attività che puoi fare:

• Sondaggi periodici sulla employee experience, per monitorare indicatori come senso di appartenenza, motivazione, soddisfazione. I trend e le variazioni segnalano dove intervenire.
• Interviste 1:1 per raccogliere feedback personalizzati, entrando nel dettaglio di esperienze ed esigenze individuali. Le storie aiutano a trovare soluzioni mirate.
• Focus group su temi specifici, per approfondire dinamiche particolari in un confronto aperto e costruttivo. Si coglie ciò che i numeri non dicono.
• Analisi di social listening su canali interni, per comprendere conversazioni spontanee e bisogni latenti emergenti del pubblico target.

Queste attività di ascolto attivo arricchiranno la strategia con sfumature qualitative e aiuteranno a creare eventi sempre più coinvolgenti e centrati sulle persone.

‍

Tre esempi di eventi aziendali per migliorare l'engagement

Durante il webinar People Power! abbiamo approfondito tutti questi temi insieme a FiscoZen e OneDay Group, che non solo ci hanno parlato di come pianificano i loro eventi ma hanno portato degli esempi di come - nella pratica - li sfruttano per migliorare l'engagegement.

Il team Tech di Fiscozen si ritrova al PyCon a Firenze

Fiscozen voleva un'occasione per far incontrare per la prima volta dal vivo il suo team Tech, che lavora al 100% da remoto.

L'evento che hanno scelto è PyCon a Firenze, a cui molti del team tech avevano espresso il desiderio di partecipare per aggiornarsi sui temi più innovativi del settore. Il team People ha colto la palla al balzo per organizzare un evento che unisse engagement, riconoscimento dei risultati e recruiting.

Infatti non solo alcuni colleghi sono saliti sul palco per raccontare il dietro le quinte della tecnologia di Fiscozen, ma si sono fatti Ambassador mettendo in luce la mission e i valori di Fiscozen, le sfide del loro lavoro e la passione che li guida agli aspiranti talenti. Un ottimo modo per diffondere la cultura aziendale e attrarre nuovi talenti. 

Il tutto in giornate di condivisione, svago e lavoro in modo informale, dove tutti hanno avuto occasione di conoscersi e passare del tempo di qualità insieme.

OneDay Group crea community

OneDay Group ha una sfida ambiziosa: generare senso di community tra team di diverse aziende del gruppo.

Per raggiungere questo obiettivo, hanno puntato su una strategia di eventi integrata. Il momento culminante è la convention annuale che intreccia attività e focus trasversali alle varie realtà del gruppo. Questo è un evento che richiede un'alta capacità di organizzazione: ogni brand del gruppo ha picchi di attività e flussi di lavoro diverse. Non basta un calendario online per sincronizzare gli impegni di tutti: ci vuole capacità strategica e focus sulle priorità.

Ma l'engagement continua tutto l'anno grazie agli spazi creati ad hoc nella sede di OneDay Group per favorire la socialità informale tra team. Che si tratti di un workshop negli spazi comuni o di un aperitivo al bar interno, occasioni come queste rafforzano giorno dopo giorno il senso di appartenenza all'intero gruppo. Un approccio olistico che ha portato i singoli team a sentirsi parte di qualcosa di più grande. Community building a pieno ritmo!

Kampaay unisce team svedese ed italiano

In Kampaay l'off-site annuale è un momento chiave per creare engagement tra colleghi italiani e svedesi.

Immagina il team al completo volare verso la destinazione prescelta, dalla Svezia fino al cuore della Toscana. Per alcuni è il primo incontro di persona dopo due anni di call.

Il programma di 3 giorni è un mix di attività formative e team building progettate ad hoc per unire le due anime di Kampaay. Sessioni sulla strategia aziendale si alternano a sfide di gruppo tra risate e competizione amichevole.

È un momento di scoperta e condivisione culturale che rafforza la comprensione reciproca, fondamenta del lavoro quotidiano a distanza.

La cena aziendale finale celebra i traguardi raggiunti insieme. È il senso di unione e orgoglio che resterà impresso nei ricordi di tutti.

Ecco come un evento ben architettato può fare la differenza nel generare engagement tra team interculturali. Le possibilità sono infinite!

‍

Snellire i processi con nuovi modelli di event planning:

Per rendere la strategia eventi vincente nel lungo periodo, è essenziale snellire e ottimizzare i processi organizzativi. Vediamo nel dettaglio alcune soluzioni efficaci:

Coinvolgi attivamente i team

Con Kampaay è facile allocare budget dedicati per ogni team, permettendo loro di gestire in autonomia l'organizzazione di un evento pensato su misura per le loro esigenze.

Ogni team potrà scegliere liberamente tra un catalogo personalizzato di idee coinvolgenti, dal team building al workshop formativo e sincronizzarlo con il calendario personale. Kampaay fornisce l'ispirazione, i team mettono la creatività!

L'admin avrà una visione strategica di tutti gli eventi in programma e potrà monitorare l'utilizzo dei budget in tempo reale.

I team si sentiranno responsabilizzati e protagonisti, generando un circolo virtuoso di motivazione e innovazione. Kampaay rende il loro coinvolgimento attivo semplice e divertente!

Identifica "Cultural Ambassador"

Un altro modo per non sovraccaricare HR e coinvolgere altre persone nella creazione dell'engagement è individuare i colleghi con talento naturale per coinvolgere e assegnare loro un budget per eventi che diffondano la cultura aziendale.

Questi ambassador sceglieranno nel catalogo Kampaay le attività che meglio rispecchiano i valori aziendali. Il loro carisma farà il resto!

Organizzando eventi perfettamente allineati al purpose dell'azienda, gli ambassador rafforzeranno l'engagement di tutti. E diventeranno modelli di leadership e cultura!

Kampaay rende facile valorizzare i colleghi giusti per amplificare l'efficacia della strategia eventi.

Sfrutta al massimo il digital con Kampaay

Come abbiamo visto in questo articolo, in un mondo del lavoro in continua evoluzione, una solida strategia di engagement e un calendario degli eventi aziendali ben pianificato è fondamentale per il successo dell'azienda. Non solo aiuta a trattenere i talenti, ma contribuisce anche a creare un ambiente di lavoro positivo e gratificante.

Ti abbiamo dato tanti suggerimenti, lo sappiamo e, con tutto il lavoro che hai, potresti pensare che non sia possibile dare il via al un calendario strategico degli eventi aziendali.

E invece, non è mai stato più semplice con Kampaay! Avrai a tua disposizione:

• Un catalogo con infinite idee già pronte, per trovare facilmente l’evento perfetto senza partire da zero. Si risparmia tempo prezioso nella fase di ideazione. E se vuoi creare l'evento da zero, c'è l'event expert con cui creare una proposta su misura.
• La gestione di budget, partecipanti, logistica e fornitori in un unico posto: UN piattaforma semplice e intuitiva. Tutto organizzato in modo chiaro e tracciabile.
• Dashboard per monitorare in tempo reale dati, analytics chiave e creazione di report, per analizzare performance ed engagement. Un supporto concreto alle decisioni.
• Hai un partner strategico al tuo fianco, che non solo di aiuta in ogni fase della pianificazione degli eventi, ma ti supporta per creare una strategia capace di dare una svolta all'engagement della tua azienda.

Con Kampaay il team HR è libero di dedicarsi completamente alla strategia e al coinvolgimento delle persone, facendosi supportare nella parte dalla tecnologia e dal talento degli event expert Kampaay. 

Kampaay è il partner e la tecnologia che semplifica i processi e amplifica i risultati di ogni evento. 

L’alleato ideale per un’employee experience di valore!

‍