Gestisci le spese dei tuoi eventi aziendali senza stress: ecco come

Potrebbe trattarsi di grandi eventi, come l’apertura di una nuova sede, o di spese da sostenere una tantum (quindi una volta all’anno) per un ritiro aziendale in una location insolita. 

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Il catering, l’affitto di un locale per un'attività di team building, i trasporti, i ristoranti, gli hotel, l’organizzazione di meeting, workshop, presentazioni, incontri aziendali, convention, spettacoli nel corso del retreat. 

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Sono solo alcune delle voci che possono rientrare nelle spese eventi aziendali, alle quali se ne potrebbero aggiungere tante altre, come quelle per eventuali viaggi turistici finalizzati a promuovere beni e servizi aziendali o le spese per eventuali gadget erogati gratuitamente durante un convegno o un seminario.

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Una buona strategia per il tuo evento aziendale non può non partire dalla conoscenza delle nozioni fiscali relative ai costi da sostenere. Non metterti subito le mani ai capelli: ci pensiamo noi a dirti da dove cominciare. 

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Iniziamo a parlare del trattamento fiscale delle spese per un evento aziendale, che possono essere deducibili, analizzando un concetto chiave: quello delle spese di rappresentanza. 

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L'Agenzia delle Entrate ha chiarito che le spese sostenute per eventi aziendali a cui partecipano i dipendenti possono rientrare nella categoria delle spese di rappresentanza. 

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Questa categoria include anche altre tipologie di spese, come quelle relative a ricevimenti, feste e altri eventi di intrattenimento aziendale (ad esempio, un team building), organizzati in occasione di ricorrenze o per l'inaugurazione di una nuova sede. 

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Inoltre, rientrano in questa categoria le spese sostenute durante la partecipazione a mostre e fiere in cui vengono esposti beni e servizi aziendali, così come quelle relative a viaggi turistici promozionali.

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• le spese per viaggi turistici in occasione dei quali siano programmate e in concreto svolte significative attività promozionali dei beni o dei servizi la cui produzione o il cui scambio costituisce oggetto dell’attività caratteristica dell’impresa;
• le spese per feste, ricevimenti e altri eventi di intrattenimento organizzati in occasione di ricorrenze aziendali o di festività nazionali o religiose;
• le spese per feste, ricevimenti e altri eventi di intrattenimento organizzati in occasione dell’ inaugurazione di nuove sedi, uffici o stabilimenti dell’impresa;
• le spese per feste, ricevimenti e altri eventi di intrattenimento organizzati in occasione di mostre, fiere, ed eventi simili in cui sono esposti i beni e i servizi prodotti dall’impresa;
• ogni altra spesa per beni e servizi distribuiti o erogati gratuitamente, ivi inclusi i contributi erogati gratuitamente per convegni, seminari e manifestazioni simili il cui sostenimento risponda ai criteri di inerenza indicati.

Quali spese eventi aziendali sono deducibili?

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Quando si tratta di dedurre le spese per gli eventi aziendali come spese di rappresentanza, è importante tenere a mente alcuni criteri stabiliti dalla legge. In particolare, il Decreto Ministeriale del 19 novembre 2008 e l'articolo 108, comma 2 del TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi) definiscono due requisiti fondamentali: l'inerenza e la congruità.

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Ma cosa significano esattamente questi termini? 

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• L'inerenza si riferisce alla gratuità delle spese e alla loro specifica destinazione, che può essere la promozione delle attività, dei beni e dei servizi aziendali o la gestione delle pubbliche relazioni. In altre parole, queste spese non devono essere direttamente collegate a un aumento delle vendite o dei ricavi, come nel caso delle spese di pubblicità.

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• Inoltre, le spese di rappresentanza devono essere ragionevoli e coerenti con gli obiettivi economici dell'azienda e con le pratiche comuni del settore in cui opera. Ciò significa che devono avere una finalità promozionale o di pubbliche relazioni, senza necessariamente generare un ritorno economico immediato.

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Quando si parla di pubbliche relazioni, ci si riferisce a tutte quelle attività che mirano a promuovere e rafforzare l'immagine dell'azienda agli occhi del pubblico, senza una diretta correlazione con i ricavi. 

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Si tratta di lavorare sulla brand identity attraverso eventi che suscitano interesse e intrattengono i partecipanti, come una festa per celebrare l'anniversario dell'azienda con clienti, collaboratori, ex dipendenti, fornitori e altri stakeholder.

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Quindi: per dedurre correttamente le spese per gli eventi aziendali, è fondamentale assicurarsi che rispettino i criteri di inerenza e congruità, distinguendole dalle spese di pubblicità e concentrandosi sulla loro finalità promozionale e di pubbliche relazioni.

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Deducibilità spese evento aziendale: massimali

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Le spese elencate, che fanno parte delle cosiddette spese di rappresentanza, sono deducibili in relazione al limite di congruità previsto dal comma 2 del Decreto Ministeriale citato. 

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Il massimale deducibile corrisponde:

• all’1,3% dei ricavi e altri proventi fino a 10 milioni di euro;
• allo 0,5% dei ricavi e altri proventi per la parte compresa tra 10 e 50 milioni;
• allo 0,1% dei ricavi e altri proventi per la parte che supera i 50 milioni. 

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Facciamo un esempio per capire meglio cosa significa questo elenco. Prendiamo il caso di un’azienda che abbia ottenuto ricavi e altri proventi della gestione caratteristica per un importo pari a 70 milioni di euro e abbia spese di rappresentanza per un totale di 400.000 euro.

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Che calcolo bisogna fare per conoscere quali sono le spese di rappresentanza deducibili? Nella pratica:

• si applica l’1,3% al primo scaglione, ovvero 10.000.000 * 1,3% = 130.000;
• la percentuale dello 0,5% al secondo scaglione (tra 10.000.001 e 50.000.000), quindi 40.000.000 euro * 0,5% = 200.000;
• infine, si applica lo 0,1% alla parte eccedente i 50.000.000, quindi si ha 20.000.000 * 0,1% = 20.000.

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Ne consegue che le spese di rappresentanza deducibili saranno uguali alla somma di 130.000, 200.000 e 20.000, ovvero ammonteranno a 350.000 euro (plafond). 

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La parte di spese di rappresentanza che va oltre il plafond non potrà essere dedotta, quindi in fase di dichiarazione dovrà essere indicata come variazione in aumento. Nell’ipotesi in cui, invece, l’ammontare delle spese sia inferiore al plafond, non si potrà comunque utilizzare la differenza per sostenere spese relative a esercizi successivi. 

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Spese eventi aziendali: occhio alla dichiarazione dei redditi

Le spese evento aziendale, come quelle relative alla location, vanno riportate in dichiarazione dei redditi come variazione in aumento, mentre l’importo delle spese evento aziendale deducibili come variazione di diminuzione. 

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In pratica: 

• l’importo di 400.000 euro (spese di rappresentanza effettivamente sostenute) deve essere riportato nel quadro RF, al rigo RF24, colonne 1 e 2;
• l’importo delle spese deducibili di 350.000 euro, invece, va inserito nel rigo RF43, colonna 1 e 2. 

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Come si deducono le spese di catering?

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Pensavate fosse finita qui e invece possiamo ancora chiarire qualche altro aspetto, come quello relativo alla somministrazione di alimenti e bevande, quindi alle spese del catering, e quelle relative a prestazioni alberghiere (vitto e alloggio). 

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In questo caso, deve essere preso in considerazione quanto previsto dall’art. 109, comma 5, del TUIR. Tali spese sono deducibili ai fini IRES nei limiti del 75%. Questo significa che devono essere calcolate a parte e poi sommate alle altre spese di rappresentanza. 

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Prendiamo l’esempio del paragrafo precedente: supponiamo che un’azienda abbia sostenuto un totale di 100.000 euro per le spese alberghiere e di catering. L’importo deducibile per tali spese sarà pari a 100.000 * 75% = 75.000. 

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Tale valore dovrà essere sommato all’importo delle altre spese di rappresentanza sostenute. Il totale ottenuto sarà quindi deducibile ai sensi del comma 2 del D.M. 10 novembre 2008. 

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Cosa non rientra nelle spese di rappresentanza

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Non rientrano nella disciplina fiscale relativa alle spese di rappresentanza, e sono dunque deducibili per l’intero ammontare - le spese di viaggio, vitto e alloggio per ospitare clienti nel corso di mostre, fiere, manifestazioni espositive e simili eventi di promozione, o visite a sedi e stabilimenti, così come le spese sostenute dall’imprenditore individuale per la partecipazione a mostre e fiere di interesse per l’azienda. 

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Per quanto riguarda, invece, le imprese di nuova costituzione, quindi le start up, in genere non si sostengono costi rilevanti prima di ottenere dei ricavi. La norma prevede dunque che sia possibile dedurre le spese di rappresentanza solo a partire dal primo anno in cui vengano conseguiti dei ricavi. 

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I documenti: il tuo migliore alleato

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Come in ogni normativa, anche in merito alla deducibilità delle spese di rappresentanza devono essere rispettati specifici oneri documentali, in modo tale da facilitare l’attività di controllo dell’Amministrazione finanziaria. 

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Nella circolare 34/E del 2009 dell’Agenzia delle Entrate viene precisato che per le spese relative a feste, ricevimenti e altri eventi di intrattenimento organizzati in occasione di feste, ricevimenti o dell’inaugurazione di nuove sedi, uffici o stabilimenti, si dovrà documentare la tipologia di destinatari.

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Per la deducibilità delle spese di vitto e alloggio sostenute per ospitare clienti, si dovrà presentare un’apposita documentazione dalla quale risultino:

• le generalità degli invitati all’evento, che potranno essere dimostrate con email, fatture, inviti;
• la durata e la natura dell’evento;
• il totale dei costi sostenuti, suddiviso per natura e per le basi di calcolo utilizzate per procedere alla loro deduzione. 

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In merito alle spese di rappresentanza, l’Agenzia delle Entrate e gli organi di controllo competenti potranno richiedere al contribuente di fornire le informazioni relative al totale delle erogazioni e del corrispettivo di ricavi e proventi utilizzati per il calcolo della percentuale di deducibilità. 

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Detraibilità spese di rappresentanza

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Abbiamo visto quali sono le regole alla base della deducibilità delle spese di rappresentanza, ma come funzione invece la detraibilità IVA? Quando è possibile applicarla? 

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La regola generale, ovvero l’art. 19 bis lettera h) del D.P.R. 633/72, dispone che l’IVA sulle spese di rappresentanza sia indetraibile. 

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La detraibilità al 100% si applica solo sulle spese di rappresentanza con costo unitario non superiore a 25,82 euro - un esempio sono gli omaggi ricevuti nel corso di un evento aziendale, una fiera, una conferenza e così via. 

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Hai visto, alla fine non è stato poi così difficile riuscire a districare la matassa di nozioni fiscali riguardanti le spese per i tuoi eventi aziendali. Ma c’è molto di più che possiamo fare per te se ci scegli come partner strategico dei tuoi eventi aziendali. Per esempio, dare una mano al tuo dipartimento Finance. 

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Facendo un po’ i conti su quanto detto, possiamo dire che, senza dubbio, per il dipartimento Finance la gestione delle spese aziendali - con le relative regole da applicare in relazione alla loro deducibilità - può essere una vera gatta da pelare. 

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Specialmente quando si tratta di organizzare un grande evento aziendale, come un ritiro aziendale o un’attività di team building, le cose si complicano. Non sempre si riesce infatti ad avere il quadro completo della situazione e un contatto diretto con tutti i fornitori. 

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Come faccio allora a non perdermi in un bicchiere d’acqua e ad avere tutto sotto controllo? Kampaay ha la soluzione che fa al caso tuo: la piattaforma che rivoluziona i tuoi eventi aziendali, con la quale potrai semplificare e ottimizzare la gestione dei fornitori e del relativo budget destinato agli eventi aziendali.

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