Scopri come scegliere il professionista giusto per te
Event Planner: chi è e di cosa si occupa
Ci siamo. Vorresti organizzare un evento per la tua azienda e ancora non ti è proprio chiarissimo a quale figura rivolgerti?
Meglio un Event Planner o un Party Planner? O magari quel collega che organizza feste spettacolari.
Alt, semaforo rosso! La prima, imprescindibile regola, quando si parla di eventi, è mai improvvisare e affidarsi sempre a professionisti del settore.
Ma andiamo con ordine: per quanto riguarda il nostro caso specifico, cioè l’organizzazione di un evento aziendale, per un buon risultato la scelta dovrà ricadere preferibilmente sulla figura dell’Event Planner.
L’ Event Planner è quella persona che, spesso affiancata da un team progettuale, manageriale e creativo, si occupa di curare nel dettaglio la riuscita di feste piuttosto strutturate con buon numero di partecipanti. Gli esempi più lampanti sono gli eventi aziendali, ma non scordiamoci anche di congressi, fiere e mostre.
Al contrario, il Party Planner si occupa generalmente di gestire eventi più contenuti nei numeri (ma non è una regola) e, soprattutto, più semplici dal punto di vista organizzativo, come feste private o di compleanno, ma anche ricevimenti.
Il bello di affidarti a un esperto Event Planner? Oltre ad avere l’opportunità di aumentare l’awareness della tua azienda e farla conoscere a potenziali futuri clienti (ma anche partner, fornitori o colleghi) un fattore molto importante da tenere in considerazione è che sicuramente un professionista del settore avrà una rete consolidata di contatti di fiducia da sguinzagliare per la buona riuscita del tuo evento.Anche perché, ricordiamoci che per un Event Planner non esiste miglior biglietto da visita di una “missione compiuta”!
La formazione dell'Event Planner
Va da sé che la principale qualità di un buon Event Planner debba essere la capacità di organizzarsi al meglio, tenendo conto di tempi e costi.
Ma per guadagnarsi una buona reputazione nel campo, le skill gestionali non sono certo sufficienti.
In più, l’Event Planner dovrà necessariamente essere versato nelle pubbliche relazioni, ma anche essere un abile risolutore di problemi, anche di quelli più inaspettati.
Esatto: la skill principale di un buon Event Planner è proprio il problem solving, cioè la capacità, in questo caso, di far fronte, insieme al suo team, a criticità potenzialmente infinite.
Il suo percorso di studi generalmente ha a che fare con la comunicazione, il marketing e il management.
Queste caratteristiche però sono puramente indicative e non precludono il fatto che il professionista possa avere una formazione differente.
Anzi, spesso la provenienza da un altro settore può essere decisiva nel regalare all'Event Planner una visione più "out of the box".
Quando dovresti ricorrere all’Event Planner
Se fai parte di un’azienda, potresti avere bisogno di rivolgerti a un professionista dell’Event Planning sia nel caso che tu voglia organizzare eventi come conferenze, seminari, workshop o eventi più informali, come ad esempio una festa o, perché no, una giornata all’insegna del team building organizzata con lo scopo di rafforzare lo spirito collaborativo del tuo team.
L’Event Planner ti sarà d’aiuto anche per organizzare eventi dedicati alla conoscenza e al consolidamento dei rapporti con i tuoi partner commerciali, fornitori o sponsor, ma anche fiere di settore; strumenti utilissimi per incontrare altri professionisti e potenziali nuovi clienti.
Come scegliere l’Event Planner giusto per te
Scegliere l’Event Planner giusto per te dipende, come sempre, da tanti fattori.
Come in molti altri casi, noi di Kampaay troviamo che sia molto utile partire facendosi una domanda apparentemente molto semplice: “Quali sono i miei obiettivi?”, ma anche “Cosa voglio comunicare al mio partner o team?”.
Prendiamo ad esempio le fiere e ipotizziamo di essere un brand che vende frutta secca di alta qualità che ha appena ampliato il suo range di prodotti.
In questo caso, l’obiettivo (o meglio: uno degli obiettivi) sarà presidiare le principali fiere del settore food e far conoscere il proprio assortimento ai consumatori.
La scelta dell’Event Planner ideale, quindi, ricadrà probabilmente su una figura con una consolidata esperienza nel settore e preferibilmente anche con una rete piuttosto ampia di influencer e professionisti delle PR.
Event Planner e Events Management Solution: le soluzioni di Kampaay
Non c’è una regola precisa: l’Event Planner può essere un singolo professionista ma anche far parte di un gruppo, come un’agenzia. Oppure, potresti incappare in una piattaforma digitale e innovativa che racchiuda al suo interno realtà in grado di offrire supporto sia nella pianificazione dell’evento che nella parte più propriamente manageriale… un po’ come nel nostro caso. Noi di Kampaay, infatti, grazie alla nostra ormai ferrata esperienza nel campo degli eventi e ad un’attenzione scrupolosa verso le necessità dei nostri clienti, abbiamo deciso di focalizzare la nostra offerta in una macroarea:
Event Planner? Con Kampaay è tutto più smart
Organizzare eventi aziendali di successo richiede tempo, energie e una buona dose di esperienza. Tra la definizione degli obiettivi, la scelta della location, la gestione dei partecipanti e l'analisi dei risultati, il processo può sembrare un po' travolgente, soprattutto se hai già tante altre responsabilità sulle spalle.È qui che entra in gioco Kampaay, la soluzione completa per semplificare la gestione dei tuoi eventi aziendali.
Con la nostra Events Management Solution, avrai accesso a un team di event expert dedicati, pronti a guidarti in ogni fase del processo e a prendersi cura di tutti i dettagli logistici, così tu potrai concentrarti sugli obiettivi strategici del tuo evento.Inoltre, la nostra piattaforma intuitiva ti permetterà di centralizzare la gestione dei tuoi eventi in un unico posto, con funzionalità esclusive e personalizzate per le esigenze della tua azienda. Avrai anche accesso a un catalogo di servizi e benefit dedicati, per rendere i tuoi eventi ancora più memorabili e vantaggiosi.
Non sei ancora sicuro che Kampaay sia la scelta giusta per te? Nessun problema! Ti invitiamo a visitare il nostro sito per saperne di più sulle nostre soluzioni e a prenotare una demo gratuita. Il nostro team sarà felice di ascoltare le tue esigenze specifiche e di mostrarti come Kampaay può semplificare la gestione dei tuoi eventi aziendali, dandoti il supporto di cui hai bisogno per raggiungere i tuoi obiettivi.Non lasciare che la complessità dell'organizzazione degli eventi ti impedisca di creare momenti memorabili per la tua azienda. Scegli Kampaay e scopri come la nostra Events Management Solution può fare la differenza per il successo dei tuoi eventi.
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