Come organizzare un evento aziendale di successo

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1. Pianificazione e strategia

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Il primo step cruciale nell’organizzazione di un evento aziendale è quello di contestualizzarlo all’interno della propria strategia.

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Difatti, ogni evento che organizzerai dovrà essere pensato e inserito all’interno di una strategia eventi più ampia, che massimizzi i suoi risultati e che ti aiuti a trarre il massimo dai tuoi investimenti.

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Questo, per prima cosa, richiede di definire in maniera chiara gli obiettivi che desideri raggiungere.

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Quale sarà lo scopo del tuo evento?

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È un evento destinato a fare team building aziendale? Ha come goal quello di attirare prospect e potenziali clienti?

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La risposta a questa domanda sarà il punto di partenza da cui pensare e organizzare tutti gli step successivi.

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Ad esempio, a seconda del fine che vorrai attribuire al tuo evento, ti sarà più facile procedere nella scelta del format giusto per le esigenze della tua azienda.

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In questo senso, i formati a cui puoi ricorrere sono numerosi.

Per quanto riguarda gli eventi interni – rivolti (principalmente) ai dipendenti, e con lo scopo di fare team building, celebrare traguardi raggiunti o ringraziare i propri collaboratori – queste sono le tipologie principali tra cui scegliere:

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Per quanto riguarda, invece, gli eventi esterni – mirati a far crescere il business raggiungendo un pubblico di potenziali clienti, investitori, partner commerciali e giornalisti – queste sono le opzioni principali:

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A seconda dello scopo principale per cui si desidera organizzare il proprio evento, è possibile dunque ragionare innanzitutto sul formato che più si presta all’occasione e che aiuti a rendere memorabile e funzionale l’avvenimento.

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L’organizzazione di ogni evento dovrebbe essere accompagnata da un apposito brief, che permetta a tutti gli stakeholder coinvolti nella pianificazione di accedere alle stesse informazioni e di essere allineati su obiettivi, informazioni strategiche e scelte aziendali.

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Il brief perfetto è quello che include al suo interno dati e insight accurati sull’obiettivo dell’evento, il suo budget, gli stakeholder coinvolti, i materiali e servizi richiesti e la visione dell’azienda per l’occasione.

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(Se vuoi approfondire come creare un brief che si presti perfettamente alle esigenze della tua impresa e del tuo evento, ti lasciamo qui una guida che fa al caso tuo 👉 Brief di evento aziendale: perché è importante e come gestirlo da pro)

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Per ultimo, una strategia che incorpori gli eventi aziendali deve prevedere una loro pianificazione accurata e distribuita tatticamente nel corso dell’anno.

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Questo può avvenire, innanzitutto, tramite la redazione di un calendario eventi annuale – un documento strategico che permetta di considerare in anticipo come verranno distribuiti gli eventi nei mesi successivi.

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Ogni occasione dovrebbe essere pensata e pianificata per riflettere temporalmente le esigenze della tua impresa e dei tuoi collaboratori – come ad esempio il lancio di un prodotto in un determinato quarter dell’anno o l’organizzazione di un ritiro durante la bella stagione.

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👉 Vuoi scoprire di più su come redigere un calendario eventi annuale adatto alla tua impresa? Ecco un approfondimento che potrebbe tornarti utile: Guida definitiva per creare il calendario eventi aziendali nel 2024

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Analisi e statistiche: la crescita degli eventi come strumenti di business

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C’è un motivo se sempre più imprese ricorrono all’organizzazione di eventi.

L’utilità degli eventi aziendali come strumento di business è continuamente confermata dai dati, con informazioni quali quelle di Bizzabo – tratte da una ricerca condotta su un campione di marketer senior, che dimostra come:

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• Il 95% dei marketer intervistati sostiene che gli eventi aziendali abbiano un impatto importante sul raggiungimento dei propri goal di business;
  
  
• L’85% dei marketer considera gli eventi aziendali come una parte significativa dell’evoluzione dell’azienda‍;
  
  
• Il 53% reputa gli eventi aziendali come il canale più rilevante per fare lead generation e per portare conversioni.
  
  

In aggiunta, è interessante notare come il 79% dei marketer negli Stati Uniti utilizza l’event marketing per generare vendite, mentre è previsto che l’intero valore dell’industria dell’event marketing raggiunga 36 miliardi di dollari entro il 2026.

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2. Budget e Valutazione

Nell’organizzazione di un evento aziendale, il “capitolo” budget merita un’analisi approfondita.

‍Pianificare accuratamente le spese per l’organizzazione dell’evento significa non solo evitare danni e costi nascosti in maniera successiva, ma innanzitutto stabilire come trarre il massimo dai propri investimenti, ancor prima che l’evento abbia inizio.In linea teorica, questo è molto semplice e richiede ‘unicamente’ di seguire due step:

1. Definire in maniera chiara il budget e come verranno suddivise le spese;
   
   
2. Ricorrere a strumenti che permettano di tenere sotto controllo, in un unico luogo, tutte le uscite.

Dal punto di vista pratico, chiaramente, ci sono diversi accorgimenti che conviene adottare.

Il budget dovrebbe essere ripartito per ciascuna attività – in base al costo e al potenziale ritorno sull’investimento di ciascuna di queste.

‍Purtroppo, ricorrendo alle tradizionali agenzie di organizzazione eventi, è facile incappare in alte commissioni sui fornitori o fee nascoste – motivo per cui può tornare utile allocare del budget extra o ricorrere a soluzioni alternative.

Per tenere traccia in maniera accurata delle proprie uscite, invece, è possibile sfruttare dashboard e strumenti digitali. 

Questo, in particolare, ricorrendo a tool che permettano di avere visibilità completa sulle spese per il proprio evento, in un unico luogo – eliminando così la necessità di scartoffie cartacee o di lunghi e complessi file Excel.

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Per valutare il possibile ROI di ciascun fattore di investimento (come catering, location, attrezzature, marketing, comunicazione), infine, i metodi sono molteplici.

Chiaramente, non è possibile prevedere in maniera 100% accurata quanto ciascun elemento contribuisca, concretamente, al ritorno complessivo dell’evento.

La regola “di base” è sempre quella di porsi le giuste domande e chiedersi quale fattore conti di più tenendo in considerazione lo scopo dell’evento e il target di riferimento. Banalmente, ad esempio, se il goal è quello di organizzare un’esperienza gratificante e di team building per i propri dipendenti, potrebbe essere intelligente allocare più budget alla scelta di una location adatta e risparmiare, dall’altra parte, sui costi del fotografo.

In ogni caso, la “prova del 9” sarà fornita dal test vero e proprio, sul campo. Questo, a maggior ragione, rende fondamentale misurare e tracciare accuratamente i risultati del proprio evento – così da acquisire feedback sulle proprie scelte strategiche (nonché, utile per l’organizzazione di eventi successivi).

‍Il metodo migliore per farlo è, ancora una volta, ricorrere a un tool centralizzato in cui riportare tutti i dati più importanti dell’evento.

Le metriche da considerare varieranno da caso a caso, ma generalmente quelle più cruciali includono:

• Numero di partecipanti;
  
  
• Conversioni (prima, durante e dopo l’occasione);
  
  
• Ritorno sull’investimento complessivo (ROI), inteso dal punto di vista economico;
  
  
• Ritorno sull’investimento di felicità o HROI (una metrica emergente utile a determinare l’impatto e il valore dell’evento organizzato);
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• Net Promoter Score (un indicatore che misura quanto i partecipanti consiglierebbero l’evento ad altre persone).

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3. Marketing e Comunicazione

La comunicazione e il marketing di un evento aziendale sono temi molto ampi, che riguardano sia i messaggi condivisi con gli altri organizzatori e stakeholder dell’azienda, che quelli indirizzati verso i partecipanti.

Che si tratti di un evento destinato unicamente ai propri collaboratori o di un evento esterno, orientato verso altre aziende e professionisti, comunicare in modo attraente, semplice e lineare è un requisito chiave affinché abbia successo. Uno degli strumenti a cui si può ricorrere per farlo è lo storytelling: saper inserire il proprio evento aziendale “all’interno” di una storia significa spesso renderlo più interessante e ‘tridimensionale’ nella mente dei vari interlocutori.

‍Le storie, difatti, contribuiscono a catalizzare l’interesse delle persone, aiutano ad entrare in empatia e sono facilmente ricordabili.

In questo senso, un buon modo per raccontare il proprio evento tramite lo storytelling è quello di partire, innanzitutto, dal punto di vista del proprio pubblico e renderlo protagonista.

Attenzione: questo non significa dover improvvisarsi come “cantastorie” o elaborare racconti “fantasiosi” e fuori da un contesto di business.

Al contrario, l’event storytelling è un concetto molto pratico e, in questo caso, prevede di ‘dipingere’ l’organizzatore come “risolutore” di un problema che affligge lo spettatore.

Ad esempio, se si intende organizzare un evento per la promozione del proprio software di marketing orientato alle agenzie per il lavoro, può essere conveniente invitare uno speaker esterno esperto in materia e porsi, assieme ad esso, nel ruolo di “risolutori” rispetto al problema del target.

Se il problema di queste agenzie è, mettiamo caso, quello di fare talent attraction, l’azienda che organizza l’evento e lo speaker possono fare storytelling calcando la mano sul pain così da renderlo più vivido, per poi, piano piano, raccontare la propria esperienza e fornire la soluzione.Tutto ciò, dunque, evidenziando – sia durante l’evento, che nella sua promozione precedente – come l’organizzatore comprenda appieno le esigenze dello spettatore e come possa aiutarlo ad affrontare le proprie sfide.

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Social media e email.

È bene notare come un buon utilizzo dei social media sia fondamentale per la comunicazione del proprio evento aziendale.

‍I canali social – seppur siano un mezzo, e non la “strategia” in sé e per sé – rappresentano un’arma che, se utilizzata correttamente, può supportare la partecipazione e la buona riuscita dell’evento… prima, durante e dopo il suo svolgimento.

Partendo da questa premessa, la costruzione della propria strategia di comunicazione sui social dovrebbe seguire le stesse logiche e step utili a pianificare una strategia di marketing per l’intero evento, ovvero:

• Uno studio di mercato profondo, per acquisire informazioni sul target e i suoi problemi, desideri, sfide e credenze;
  
  
• Un’analisi dei competitor, per individuare come la concorrenza già risponde (o non risponde) alle necessità del target;
  
  
• La scelta dei canali (social, in questo caso) più adatti per comunicare l’evento, in base al proprio pubblico specifico;
  
  
• La creazione di una pagina ad hoc da cui iscriversi all’evento (come una landing page dedicata o una breve pagina di iscrizione su piattaforme terze);
  
  
• La scelta di un canale per fare acquisizione contatti, ovvero portare le persone sulla pagina dell’evento aziendale – come tramite annunci a pagamento, contenuti social e inviti diretti ai potenziali partecipanti.

Un altro canale interessante a cui ricorrere per la comunicazione e il marketing del proprio evento è l’email marketing.

‍Le email, difatti, possono essere sfruttate, a seconda delle necessità:

1. Per portare le persone all’evento (ad esempio, tramite mail di invito specifiche al singolo interessato, o sfruttando l’invio di messaggi a liste mail acquisite in precedenza);
   
   
2. Per comunicare con i partecipanti durante l’avvenimento;
   
   
3. Per fare follow-up a evento concluso, mantenendo alto il loro engagement e monetizzando eventuali opportunità di vendita o up-sell.

In questo senso, nuovamente, non esistono formule magiche o “tutto-in-uno” – ma ci sono tattiche e consigli pratici che è bene seguire ogni volta.

Ad esempio, una buona comunicazione via mail dovrebbe:

• Sfruttare messaggi personalizzati (siano essi scritti ‘manualmente’ nel caso di inviti al singolo partecipante, o con le possibilità di personalizzazione offerte dai tool di email marketing nel caso di grandi liste mail);
  
  
• Rispettare il giusto timing – per evitare di “sovraccaricare” di comunicazioni il prospect o, al contrario, di far passare troppo tempo tra un messaggio e l’altro;
  
  
• Essere coerente con la comunicazione sugli altri canali, come ad esempio i social (una buona strategia di marketing dovrebbe prevedere una comunicazione integrata e guardare ai vari canali come parte di un “ecosistema”);
  
  

Sfruttare le giuste leve di persuasione e leggibilità, come un oggetto accattivante, un testo snello con frasi brevi e domande che si rivolgano direttamente al lettore.

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4. Engagement e Esperienza dei Partecipanti

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Ogni evento è un’esperienza per i partecipanti – ed andrebbe trattato come tale.In questo contesto, uno degli indicatori chiave di cui tener conto è l’engagement – cioè il coinvolgimento emotivo e pratico degli invitati rispetto all’evento.Ancora una volta, aumentare l’engagement dei partecipanti è qualcosa che richiede innanzitutto di porsi le giuste domande…

“Come posso far sì che gli invitati al mio evento si sentano coinvolti al massimo?”

La risposta a questa domanda varia estremamente in base al pubblico con cui ci si relaziona e al tipo di evento.

‍Gli strumenti a cui si può ricorrere – che, comunque, vanno inseriti all’interno di questo “ragionamento” più ampio – sono numerosi, e includono:

• Sondaggi;
  
  
• Quiz;
  
  
• Call-to-action;
  
  
• Giochi di gruppo;
  
  
• Sfide;
  
  
• Contenuti interattivi;
  
  
• Workshop;
  
  
• Speech.

‍Nel contesto dell’engagement, in aggiunta, un aspetto fondamentale da considerare è la scelta del relatore.

Il relatore (cioè, la persona che si occuperà di presentare e “condurre” la manifestazione) dovrà essere in grado di coinvolgere e dirigere l’attenzione del pubblico.

Per questo, la scelta dovrebbe ricadere su individui che siano al contempo carismatici, autorevoli agli occhi del proprio target e, dal punto di vista pratico, “spigliati” e in grado di saper gestire un pubblico. Lo stesso ragionamento va applicato non solo all’host, ma anche a tutti gli eventuali speaker e altri relatori che si interfacceranno con i partecipanti.

‍Le persone invitate a parlare dal palco (o, nel caso di eventi digitali e/o ibridi, a dirigere la presentazione) dovrebbero risuonare con i valori dell’azienda, in quanto contribuiranno allo sviluppo della sua immagine nella mente degli invitati all’evento.

Per questo, è bene non sottovalutare questo passaggio e investire tempo ed attenzione nella scelta di speaker che riflettano appieno l’immaginario che si intende trasmettere della propria azienda.

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‍👉 Vuoi approfondire, nel dettaglio, come aumentare l’engagement dei partecipanti al tuo evento? Ecco una guida che fa per te: Come aumentare l'interazione dei partecipanti al proprio evento aziendale

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5. Logistica e Organizzazione

Gli aspetti logistici e più ‘tecnici’ sono fra i grattacapi più fastidiosi da gestire nell’organizzazione del proprio evento aziendale. I fattori di cui tenere conto sono numerosi, sotto questo punto di vista – dalla gestione delle tempistiche, alla selezione di un event planner adatto alle proprie esigenze.

Affrontiamo la questione partendo da una delle domande più frequenti nell’organizzazione di eventi…“Quanto tempo serve per organizzare un evento aziendale?”

Chiaramente, la risposta varia – ma possiamo considerare questi come buoni esempi di tempistiche:

• Minimo 5 giorni per la fase esplorativa (per studiare e individuare format adatti alle proprie necessità);
  
  
• 10 giorni circa, in media, per la fase di valutazione – con contatto dei fornitori, ottenimento dei preventivi e organizzazione delle informazioni economiche;
  
  
• Fino ad una settimana per l’organizzazione del catering;
  
  
• Un tempo variabile per il coordinamento dell’evento (di solito, il mese e mezzo prima della manifestazione è un periodo di “problem solving” e coordinazione di tutti i fattori di cui tener conto)

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Ovviamente, queste tempistiche (seppur verosimili) sono indicative.Inoltre, è bene notare che esistono tool digitali che permettono di semplificare drasticamente l’organizzazione del proprio evento – mantenendo alta la qualità e riducendo, al contempo, le tempistiche necessarie.

Event planner: come scegliere quello giusto?

‍L’event planner è la persona – spesso affiancata da direttori creativi e team progettuali – che è incaricata di organizzare e gestire al meglio l’evento.

Non c’è una regola precisa: l’event planner può lavorare come singolo professionista, oppure far parte di un gruppo o di un’agenzia. La scelta dovrebbe, in ogni caso, ricadere su un individuo con forti skill in ambito pubbliche relazioni e problem solving – capacità fondamentali per relazionarsi con i vari stakeholder e gestire gli ostacoli che si presentano lungo il cammino. Un altro criterio è invece l’esperienza specifica dell’event planner all’interno della propria nicchia di riferimento…

…più grande è il trascorso di un professionista nel tuo settore, maggiore è (tendenzialmente) la sua conoscenza a riguardo e la sua capacità di discernere cosa può funzionare meglio in base a tale contesto di business.

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Checklist per l’organizzazione di eventi aziendali

Sempre ragionando sugli aspetti logistici e ‘tecnici’ nell’organizzazione del proprio evento aziendale, può essere utile ricorrere a una checklist, per assicurarsi di non star trascurando nessun fattore importante.

Ecco, in ordine sparso, alcuni elementi di cui tener conto per il tuo evento e che potresti star dimenticando nella sua organizzazione:

• Definizione degli obiettivi
• Studio del target
• Strutturazione del budget
• Individuazione del format
• Scelta della location
• Gestione del rapporto con fornitori, speaker e altri stakeholder
• Definizione della strategia comunicativa
• Creazione dei contenuti e dei materiali di marketing
• Invio degli inviti e acquisizione dei partecipanti

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Gadgets

Il capitolo “gadget” merita una piccola parentesi a parte.

‍Distribuire, far vincere o far ottenere in altri modi un prodotto fisico agli invitati al tuo evento aziendale è una tattica che porta con sé diversi benefici.

Innanzitutto, gli oggetti fisici sono tendenzialmente percepiti come più di valore rispetto ai prodotto digitali.

Questa è una regola di marketing molto generale, ma comunque fondata. Considera, ad esempio, il caso di un libro cartaceo verso un ebook: quale percepisci come più “di valore”?

‍In secondo luogo, i gadget costituiscono un elemento tramite cui gli invitati potranno ricordarsi del tuo evento, delle emozioni associate ad esso e, eventualmente, dei tuoi prodotti e offerte.

‍La scelta del gadget (nel caso in cui decidessi di ricorrere a questa opzione), dovrebbe essere coerente con la visione del brand e il carattere dell’evento.

Se vuoi trasmettere, ad esempio, l’immaginario di un brand “di lusso” o “di alto valore”, evita di distribuire prodotti di bassa manifattura e non allineati con questa identità, quali matite low cost, gomme e altri prodotti di cancelleria ‘usa e getta’.

‍Il gadget giusto dovrebbe rappresentare un buon equilibrio tra un prodotto economicamente accessibile per l’organizzatore e un qualcosa che aggiunga veramente valore nella vita di chi lo riceve.

‍Quand’è l’ultima volta che hai utilizzato (o tantomeno, conservato) un gadget, dopo un evento a cui hai partecipato?

Parti da questa domanda e ragiona di conseguenza sulla scelta di prevedere o meno la distribuzione di gadget per il tuo evento aziendale (e, in caso, su quale prodotto adottare).

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6. Feedback

Giunto al termine di tutti questi fattori, non ci resta che affrontare l’ultimo tema – quello del feedback… sia dopo, che durante l’evento.

Il feedback dei partecipanti (nonché, quello degli altri stakeholder) è fondamentale per aggiustare il tiro del tuo evento e per organizzare più facilmente e strategicamente eventi successivi.

‍Puoi ottenere feedback in diversi modi, dall’osservazione diretta, alla richiesta con interviste 1:1 o con appositi questionari e sondaggi.

Se qualcosa in particolare non va e ti trovi a dover fronteggiare feedback negativi, puoi trarne tesoro affrontando la situazione di persona e ‘intervistando’ chi è insoddisfatto, per capire cosa è andato storto.

Dimostra empatia e ricordati che – oltre che per l’aspetto umano – i feedback sono strumenti estremamente preziosi per accelerare la crescita della tua impresa e il raggiungimento dei suoi obiettivi tramite l’organizzazione di eventi aziendali. 

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bbiamo visto dalla A alla Z come organizzare un evento aziendale che risponda appieno alle esigenze della propria impresa e ai suoi obiettivi strategici.

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‍Definire una strategia chiara e funzionale può davvero fare la differenza per il proprio evento, ed aiutare a trarre il massimo dai propri investimenti.

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‍Lo stesso discorso vale per la scelta degli strumenti giusti: ricorrere a tool che supportino e semplifichino la pianificazione del tuo evento può incidere moltissimo sulla crescita della tua azienda.

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