Come aumentare l'interazione dei partecipanti ad un evento

A partire dalla scelta della location perfetta, fino alla selezione del catering più gustoso e frizzante, passando per i dettagli puramente scenografici, gli ingredienti necessari alla buona riuscita di un evento sono veramente tanti… e naturalmente non sempre è facile tenere tutto sotto controllo.
Qualsiasi sia la tipologia di evento che desideri realizzare per la tua azienda, lo scopo finale deve essere catalizzare l’attenzione dei partecipanti, facendo in modo che l’occasione rimanga impressa nella loro memoria il più a lungo possibile. In questo modo non solo regalerai ai tuoi colleghi un momento di svago e intrattenimento, ma condividerai con loro i valori e l’identità della tua azienda.
Il modo più immediato per ottenere questo risultato è assicurarsi di creare interazione tra i partecipanti, che altrimenti rischierebbero di percepirsi come meri spettatori passivi di un evento che, alla fine dei conti, non risveglia più di tanto il loro entusiasmo.

Come rendere un evento più coinvolgente

Che il tuo evento sia in persona o virtuale, esistono diverse soluzioni per renderlo il più possibile appetibile per i tuoi invitati.  Gli elementi di cui dovresti tenere conto per assicurarti il massimo coinvolgimento del tuo pubblico sono: 

Disposizione dei tavoli

La disposizione dei tavoli e dei rispettivi posti a sedere è un fattore di notevole importanza nella percezione dei partecipanti a un evento aziendale.
Decidere di disporre i posti a sedere come se ci si trovasse in un teatro o in un’aula universitaria, ad esempio, dà la possibilità a ciascuno di avere una prospettiva differente sul palco e/o sul luogo dove si svolge l’evento principale.
Al contrario, prevedere un’impostazione da cocktail, per cui ogni invitato è in piedi, “obbligherà” i tuoi invitati a interagire con il resto degli astanti creando connessioni e, di conseguenza, ricordi.
Una strada intermedia fra le due potrebbe prevedere una disposizione dei tavoli “a banchetto”, in cui gli ospiti si siedono attorno a tavoli circolari con lo sguardo rivolto verso l’interno del tavolo stesso; anche questa modalità prevede un certo grado di interazione fra i partecipanti, che però in questo caso hanno la possibilità di starsene comodamente seduti al proprio tavolo.

‍

Speaker che sappiano coinvolgere il pubblico

Come già accennavamo in questo articolo, il 70% dei professionisti del settore degli eventi ritiene che la sfida più grande nell’organizzazione di un evento ibrido sia fare in modo di garantire la stessa esperienza sia a chi vive l’evento in presenza sia a chi invece lo segue da remoto. 
La soluzione è prevedere la presenza di uno speaker in grado di coinvolgere il pubblico intrattenendolo e reclutandolo emotivamente.
Scegliere lo speaker perfetto per un evento aziendale non è tuttavia un’impresa facile, perché oltre ad assicurarsi che si tratti di una figura in grado di interpretare e veicolare i valori aziendali nel modo più efficace, bisogna anche valutare la personalità del presentatore in base al pubblico a cui deve rivolgersi e, naturalmente, in base alla natura dell’evento stesso.
Uno speaker dal tono di voce leggero e giocoso potrebbe risultare più adatto per un incontro di Team Building, mentre al contrario uno speaker motivazionale potrebbe risultare la scelta vincente nel caso di un virtual meeting in cui la priorità sia definire gli obiettivi aziendali o creare un senso di condivisione fra i partecipanti.

Gamification

Il gioco è uno strumento incredibilmente efficace per coinvolgere i partecipanti di un evento aziendale, poiché il processo di ludicizzazione permette di decontestualizzare i temi trattati nel contesto lavorativo e di re-inserirli in una cornice ad alto tasso di engagement.
La gamification è una strategia molto utile in questo senso, e il bello è che può essere applicata sia agli incontri in presenza che a quelli da remoto, il che la  rende un tool potentissimo in grado di abbattere qualsiasi distanza.
Che tu decida di coinvolgere i tuoi invitati in un gioco a premi “fisico” oppure in un contest foto e video su Instagram, Facebook o Youtube, l’importante è, naturalmente, tenere alta l’attenzione degli invitati, quindi via libera alla creatività!

Fai un sondaggio durante l’evento

Il modo più sicuro per scoprire come i tuoi colleghi si stanno vivendo un evento è, naturalmente, chiederglielo.
Hai paura che i tuoi ospiti si annoino? Corri ai ripari con un sondaggio!
Interpellare direttamente i tuoi ospiti, chiedendo il loro parere sullo speaker, sulla location e sugli altri elementi dell’evento ti permetterà di avere un feedback immediato e tangibile da parte degli spettatori, e allo stesso tempo potresti anche generare spunti per discussioni interessanti e costruttive.

‍