Den ultimata guiden för framgångsrika företagsevent

Som väntat kan företagsevent vara riktade inom företaget eller involvera intressenter utanför organisationen. Externa evenemang kan involvera kunder, leverantörer och affärspartners och syftar till att främja företagets image, skaffa nya kunder, behålla befintliga kunder och marknadsföra nya produkter eller tjänster.

I detta område spelar marknadsföring av evenemang en nyckelroll: Alla de olika aktiviteterna som ingår i planering, organisering och genomförande av ett evenemang i syfte att marknadsföra det externt för företaget.

Intresset för externa evenemang växer också stadigt, och företag väljer allt oftare att investera tid och resurser i planering, organisering och genomförande av event för att stärka ett varumärke, en produkt eller en tjänst.

‍

2.1 Typer av externa event

Externa evenemang kan ha olika form, karaktär och storlek beroende på vilka mål som ska uppnås, vilket är grundläggande för att planera ett lyckat evenemang. Branschen omfattar flera olika typer; låt oss analysera de vanligaste:

_{Figur 1}

‍

2.2 Vikten av strategisk planering av externa evenemang

Oavsett vilken typ av event det handlar om är det viktigt att förstå hur man planerar och organiserar framgångsrika externa evenemang. En strategisk, långsiktig plan har många fördelar och vinster för företaget och gör det möjligt att:

• Spara tid och pengar
• Fördela resurser mer effektivt
• Utforma en effektivare marknadsföring
• Snabbare nå företagets mål

Varje evenemang har olika mål och riktar sig därför till olika kunder. Det är därför viktigt att i god tid identifiera i vilket skede av kundresan de befinner sig för att förstå vilken typ av evenemang som är lämpligast att planera för att uppfylla deras behov och krav.

‍

‍

_{Figur 2}

Oavsett vilken typ av event det handlar om är det viktigt att förstå hur man planerar och organiserar framgångsrika externa evenemang. En strategisk, långsiktig plan har många fördelar och vinster för företaget och gör det möjligt att:

• Spara tid och pengar
• Fördela resurser mer effektivt
• Utforma en effektivare marknadsföring
• Snabbare nå företagets mål

Varje evenemang har olika mål och riktar sig därför till olika kunder. Det är därför viktigt att i god tid identifiera i vilket skede av kundresan de befinner sig för att förstå vilken typ av evenemang som är lämpligast att planera för att uppfylla deras behov och krav.

För att vara mer specifik, låt oss titta på de sju stegen i kundresan och vilka typer av evenemang som passar bäst för varje steg:

‍

Medvetenhet

I detta första skede blir den potentiella kunden medveten om att det finns en produkt eller tjänst som kan uppfylla ett behov eller en önskan hos honom eller henne. Företagets mål är att göra sig känt och ge övergripande och allsidig information.

Evenemangstyper: mässor, utställningar, branschkonferenser.

‍

Övervägande

Kunden börjar betrakta produkten eller tjänsten som en möjlig lösning för sitt behov eller sin önskan. Företagets mål i detta skede är att presentera sin produkt eller tjänst som en lösning till kundens behov.

Evenemangstyper: webbseminarier, event för produkttestning, seminarier och roadshows.

‍

Utvärdering

Kunden utvärderar de tillgängliga alternativen och jämför produkten eller tjänsten med konkurrenterna. Företagets mål i detta skede är att tillhandahålla korrekt och användbar information som hjälper kunden att göra ett val.

Evenemangstyper: seminarier, företagsbesök, företagsmiddagar, konferenser.

‍

Köp

Kunden bestämmer sig för att köpa produkten eller tjänsten. Företagets mål i detta skede är att göra köpet enkelt och säkert.

Evenemangstyper: kundarrangemang.

‍

Adoption (Antagande)

Kunden använder produkten eller tjänsten och utvärderar dess användbarhet. Företagets mål i detta skede är att ge kunden en positiv upplevelse och svara på kundens eventuella behov eller frågor.

Evenemangstyper: kickoffs, användarutbildning, konferenser.

‍

Företrädarskap (ambassadör/omdömen)

Kunden rekommenderar produkten eller tjänsten till andra och talar positivt om den. Företagets mål i det här skedet är att tillhandahålla tjänster och produkter av hög kvalitet och att tillfredsställa kunden så mycket att han eller hon blir en varumärkesförespråkare.

Evenemangstyper: användargrupper, webbseminarier, branschkonferenser.

‍

Expansion (lojalitet)

Kunden blir en lojal kund och köper ytterligare produkter eller tjänster från företaget. Företagets mål i detta skede är att upprätthålla ett förtroendefullt förhållande till kunden och erbjuda kompletterande produkter eller tjänster som uppfyller kundens behov.

Evenemangstyper: roadshows, middagar för företagsledare, CAB:s.

‍

Att förstå kundernas behov och att anpassa sig för att försöka uppfylla dem är därför avgörande för att skapa en stabil relation som syftar till att uppnå affärsmål och tillväxt.

‍

När du organiserar ett evenemang måste du först och främst fastställa vilka mål du vill uppnå. I detta avseende är det viktigt att ha ett tydligt helhetsperspektiv och att definiera mål i linje med företagets mission och den övergripande varumärkesstrategin.

För det andra är det nödvändigt att fastställa specifika prestationsmål: Det vill säga mål som kan definieras och kvantifieras under evenemangets gång, men också i slutet av det, så att man kan kontrollera om de har uppnåtts.

‍

Dessa mål måste vara S.M.A.R.T., det vill säga specifika, mätbara, accepterade (uppnåeliga), relevanta och tidssatta (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time bound).

‍

‍

Med hjälp av nyckeltal (Key Performance Indicators, KPI:er) kan man följa utvecklingen mot mål som antalet deltagare, biljettförsäljning och engagemang i sociala medier. Dessa indikatorer kommer att vägleda resten av planerings- och beslutsprocessen.

Därefter, som visas i figur 3, är det viktigt att anpassa KPI:er till varje steg i kundresan för att övervaka framstegen som görs för att nå eventmålen.

_{Figur 3}

Att organisera ett företagsevent kräver noggrann planering och noggrann samordning av olika aktiviteter för att säkerställa en oförglömlig upplevelse för deltagarna och ett tillfredsställande resultat för det sponsrande företaget.

‍

Det första steget i den här riktningen är definitivt att planera en noggrann strategi i enlighet med kundresan. Och för att göra det måste några punkter definieras:

• Vilka mål ska uppnås?
• Vilka evenemang speglar företagets identitet?
• Hur man omvandlar affärsmål till riktlinjer för evenemangsplanering?

När dessa punkter har definierats är det nödvändigt att gå vidare till den operativa fasen: Vem som ska kontaktas, när och var de ska organiseras, hur mycket budget som ska avsättas för dem.

Det är i detta skede som evenemangets framgång eller misslyckande avgörs. Valet av plats, catering och god mat, personal och nödvändiga tjänster måste ta hänsyn till många faktorer och kommer att vara avgörande för evenemangets genomförande. Förutom att välja de tjänster som nämnts ovan måste man förvalta den budget som finns tillgänglig, ta fram ett program, kontakta leverantörer, bjuda in deltagare, marknadsföra evenemanget och, på själva dagen, se till att allt fungerar som man tänkt sig. Alla dessa aktiviteter kräver en hel del ansträngning; genom att förlita sig på experter på området kan du förkorta tidsåtgången, optimera resurser och drastiskt minska ångest och stress.

‍

Ofta finns det dock en risk för att man till och med kommunicerar med eventbyråer eller eventplanerare och blir översvämmad av oändliga mejl och offerter, utan att man har någon verklig kontroll över eventet. Med en eventplattform kan du däremot ha en tydlig planering samtidigt som du delegerar uppgifterna, vilket sparar tid, resurser och energi.

‍

Tack vare möjligheten att anpassa katalogen och dess tjänster, tillförlitligheten hos de utvalda leverantörerna och det kontinuerliga stödet från eventexperter blir det lättare att hantera dem från början till slut och att interagera med en enda kontaktpunkt.

‍

På så sätt kan man fokusera på evenemangets marknadsföringsmässiga och strategiska mål, med visheten om att eventuella problem kommer att hanteras och lösas på bästa möjliga sätt.

‍

2.3 Fördelar med externa evenemang för företaget

Som tidigare nämnts är det externa event som driver affärsverksamheten framåt och bidrar till att uppnå mål. En rapport visar att 83 % av varumärken hävdar att försäljningen har ökat till följd av marknadsföring av evenemang. Trenden bekräftas också av det faktum att 74 % av deltagarna bekräftar att deras uppfattning om företaget förbättrades efter eventet.

‍

Men vilka är egentligen fördelarna?
‍

Generera affärer och leads

Företag väljer att investera i marknadsföring av evenemang eftersom event i sig skapar nya affärs- och inkomstmöjligheter. När man organiserar ett evenemang genererar bara processen med att registrera deltagare i sig en lista över personer som är intresserade av produkten, branschen eller på annat sätt passar in i målgruppen. Genom att delta i eller sponsra ett evenemang kan du däremot samla in leads genom en e-postlista, ett demoerbjudande eller en tävling.

‍

Låter dig engagera kunder var för sig

Genom att interagera med potentiella kunder vid evenemang uppstår personliga interaktioner som bidrar till att bygga upp förtroende och "humanisera" varumärket.

I dagens samhälle är detta allt viktigare. I takt med den digitala utvecklingen har fler och fler företag ingen annan möjlighet att träffa sina kunder personligen och ser evenemang som värdefulla möjligheter att skapa kontakter.

Eftersom evenemang uppfattas som en paus från den dagliga stressen och kännetecknas av en typiskt avslappnad och ledig atmosfär, är det lättare att fånga uppmärksamheten hos kunder effektivt vid dessa tillfällen. Detta gör det lättare och effektivare att uppnå strategiska mål än ett telefonsamtal eller en presentation på kontoret.

‍

Skapa medvetenhet om varumärket

Att vara värd för eller delta i evenemang är ett utmärkt tillfälle att etablera och utveckla ditt varumärke. I det här avseendet säger 64 % av marknadsförare att huvudanledningen till att de organiserar evenemang är just detta.

Dessutom gör evenemang det möjligt att förknippa en fysisk identitet och estetik med ett annars digitalt varumärke. Ett exempel är pop-up-butiker, som erbjuder en verklig och engagerande upplevelse genom vilken konsumenter och kunder kan få en riktig och påtaglig känsla för varumärket.

Förutom dessa aspekter finns det en enkel anledning till varför det är viktigt att anordna evenemang för att få människor att bygga upp varumärkeskännedom: Människor pratar om det.

‍

Uppmuntra produkt- och branschutbildning

Oavsett vilken typ av evenemang som företagen är arrangerar eller deltar i är det önskvärt att det finns en utbildningskomponent i eventet. Det är just detta som gör eventmarknadsföring så framgångsrik: Den fokuserar inte enbart på ett varumärke eller en produkt utan syftar till att utbilda publiken genom att erbjuda värdefullt innehåll.

‍

‍

2.4 Att sammanföra kunder, leverantörer och partners: Delta Dore

Delta Dore, en fransk koncern som har varit verksam inom elbranschen i mer än 40 år, har som mål att tillgodose behoven hos yrkesverksamma inom energihantering, automation och säkerhetssystem. Företaget är ledande på marknaden för smarta hem och smarta byggnader och tror på en hållbar utveckling där tekniken gör det möjligt att minska energiförbrukningen utan att försämra komfort och säkerhet.

Delta Dore hade ett mycket specifikt behov: Att organisera evenemang och catering för att sammanföra kunder, leverantörer och partners i olika städer i norra Italien.

Efter att ha definierat en särskild budget för olika aktiviteter utvecklade företaget tillsammans med Kampaay en omfattande katalog av teambuilding-upplevelser och flera aktiviteter som finns tillgängliga i mer än 12 städer för att skapa möjligheter till umgänge och presentera sitt erbjudande för intressenterna.

‍

Tack vare Kampaay har Delta Dores chefer implementerat ett innovativt digitalt verktyg för att stötta deras strategi och kunna organisera och hantera evenemang på olika italienska platser. Fördelarna sträcker sig också till den operativa nivån, med en enda kontaktpunkt och administrativ kontaktpunkt, och en enda anpassningsbar faktura för alla tjänster.

Till skillnad från externa event syftar interna evenemang till att förbättra relationen mellan företaget och de anställda genom att skapa och främja en känsla av gemenskap och tillhörighet inom organisationen.

‍

Detta leder till förbättrad arbetsgivarvarumärke och bättre resultat för företaget i stort. Slutligen är det bra att skapa en informell miljö där de anställda kan koppla av och umgås med varandra.

‍

‍

3.1 Typer av interna event

För att bättre visualisera, planera och övervaka interna evenemang kan det vara bra att dela in dem i kategorier genom att gruppera dem efter komplexitet.

Mer komplexa event

Dessa är större och har en bredare inverkan, ofta involverar de stora företag och kräver stort ansvar. Att välja en lämplig plats är avgörande för att skapa en positiv atmosfär. Aktuella händelser och stämningshöjande inslag håller deltagarnas intresse vid liv samtidigt som väl fungerande teknisk utrustning är nödvändig för att undvika avbrott.

För överföring av värderingar och framtidsplaner är valet av rätt aktivitet och format viktigt. En trygg ledning och trevlig personal bidrar till deltagarnas trivsel, och glöm inte att inkldera några fria aktiviteter och gott kaffe för att förhöja upplevelsen. En inspirerande föreläsning gör ett superbra jobb med att engagera och motivera deltagarna. Sammanfattningsvis kräver planering och genomförande av mer komplexa företagsevent noggrann hantering för att säkerställa en framgångsrik upplevelse för alla inblandade.

Mindre komplexa event

Mindre komplexa event, som offsites, företagsretreat och styrelsemöten, kan vara regionala och omfatta vissa områden.

En favorit och ett exempel vi rekommenderar är ett företagsretreat i Stockholms skärgård. Ett sådant event, oavsett om det är för mindre eller större grupper, skapar en trevlig atmosfär och höjer stämningen genom olika roliga aktiviteter. Platser som Stockholms skärgård eller hela svenska västkusten erbjuder en vacker natur och garanterar en fint belägen plats för kreativa möten, fantastisk utsikt och oförglömliga upplevelser. Med en öppen eld och möjlighet till ett fint bad skapas en härlig miljö för deltagarna, och målet är alltid att ge en uppskattad tillställning med minnesvärda ögonblick. Dessa mindre event strävar efter att erbjuda en unik och personlig upplevelse, där ett trevligt bemötande och teamstärkande aktiviteter skapar nöjda deltagare och stärker samarbetet.

‍

Små och enkla event
Små och enkla event karakteriseras av mindre komplex planering men förekommer med hög frekvens, såsom teambuilding, roliga aktiviteter och möten. En rolig äventyrsbana på ett härligt ställe är ett perfekt exempel på en lyckad dag med teamet, särskilt när de arrangeras för små grupper. Genom att ha lättsamma aktiviteter främjas ett bra samarbete, och möjligheten att organisera dem på kort varsel ger flexibilitet och dynamik. Oavsett om det är en teambuilding-aktivitet eller ett informellt möte på ett härligt ställe, betonar dessa händelser vikten av enkelhet och effektivitet för att uppnå ett positivt och minnesvärt resultat.

_{Figur 4}

‍

3.2 Betydelsen av strategisk planering för interna evenemang

Interna evenemang är en värdefull resurs för företag eftersom de kan rekrytera, utbilda och engagera anställda.

Medarbetarnas engagemang är en viktig faktor för att behålla anställda och för långsiktig produktivitet. I en tid som kännetecknas av fenomen som hybridarbete och "The Great Resignation" får interna event ännu större betydelse.

‍

Oavsett om det handlar om digitala eller personliga evenemang är det viktigt för företagen att skapa ett program som ger de anställda utbildning och underhållning. Faktum är att 64 % av de svarande i en undersökning som utfördes av Skift Meetings svarade positivt på frågan "Hjälper interna evenemang till att behålla anställda?".

‍

‍Trots sin betydelse betraktas interna evenemang ofta som en hög kostnadsfaktor och får inte alltid den uppmärksamhet de förtjänar. Det är viktigt att komma ihåg att investeringar i interna evenemang kan leda till långsiktiga besparingar på grund av det avkastningsvärde som genereras av medarbetarnas engagemang. Det blir därför nödvändigt att bygga upp en eventstrategi i linje med dina anställdas resa i företaget (se figur 5).

‍

_{Figur 5}

‍

Medvetenhet (kunskap)

Den här fasen syftar till att få den anställde att förstå:

• Organisationens företagskultur, värderingar och mål;
• Den egna rollen och de förväntningar som är förknippade med den;
• Företagspolicyn.

Detta är ett mycket viktigt skede, eftersom det är i dessa stunder som grunden läggs för att bygga relationer som är grundade i ömsesidigt förtroende och samarbete.

De typer av evenemang som hör till denna första fas är rekrytering och introduktion (onboarding).

‍

‍

Engagemang

Engagemangsfasen syftar till att skapa ett känslomässigt och varaktigt band mellan den anställde och företaget. I den här fasen:

• Främjar du intern interaktion och skapar en samarbetsvillig och inkluderande kultur;
• Främjar du öppen och transparent kommunikation för att förbättra de anställdas motivation, tillfredsställelse och produktivitet;
• Lägger du grunden för att behålla rätt fokus på arbetstagarens behov och förväntningar under hela anställningsförhållandet.

De typer av evenemang som lämpar sig för den sistnämnda är främst teambuilding, offsites, kurser, workshops och företagsmöten.

‍

‍

Kunskapsutbyte (ömsesidigt utbyte)

Ett utbyte av kunskap och färdigheter mellan den anställde och företaget leder till en förbättring av företagets produktivitet och effektivitet. Detta främjar innovation och tillväxt i företaget och garanterar kontinuitet även vid personalomsättning.

‍

De typer av evenemang som passar in vid denna tidpunkt är företagsmöten och säljkickoffer och säljkonferenser.

‍

‍

Förbättring (förtroende och utveckling)

Det sista steget främjar den anställdes yrkesmässiga utveckling och lojalitet mot organisationen, vilket minskar risken för personalomsättning. Det bidrar också till att skapa en stimulerande och givande arbetsmiljö som ökar medarbetarnas talang och främjar företagets tillväxt.

‍

De typer av evenemang som är mest populära är teambuilding- och kickoffs och konferenser.

‍

3.3 Förmåner för anställda och företag

‍Som vi redan har förstått innebär en investering i företagskultur en investering i företagets framgång. En strategisk plan för evenemang, som är noggrant genomtänkt och som inkluderar varje detalj, gör det möjligt att:

• Stärka företagskulturen genom att värdera arbetet och öka känslan av tillhörighet;
• Föra samman de olika nivåerna av anställda genom att förbättra deras samarbete och integration;
• Bygga starka och förtroendefulla relationer inom företaget, förbättra arbetsklimatet och öka motivation och entusiasm;
• Förbättra företagets rykte och uppfattning.

Därför försöker företagen, som vet att detta kan vara en konkurrensfördel och en långsiktig investering i företagets framgång, skapa en positiv och produktiv arbetsmiljö där de anställda känner sig uppskattade, motiverade och delaktiga.

Dessutom ger en sådan investering avkastning för företagets image och rykte bland kunder och allmänheten, vilket ökar kundlojalitet och möjligheten att locka nya talanger.

‍

‍

3.4 Främja kultur och innovation i företaget: Doctolib

Doctolib är ett teknikföretag inom hälso- och sjukvården vars mål är att förbättra vardagen för läkare och sjukvårdspersonal genom snabb och rättvis tillgång till hälso- och sjukvård för alla människor.

‍

Marco Vianello, Doctolibs HR-chef, berättar:

‍Doctolib är ett teknikföretag inom hälso- och sjukvården vars mål är att förbättra vardagen för läkare och sjukvårdspersonal genom snabb och rättvis tillgång till hälso- och sjukvård för alla människor.

‍

Marco Vianello, Doctolibs HR-chef, berättar:

‍"Våra anställdas välbefinnande är mycket viktigt, så vi organiserar evenemang för att förbättra utbyte och umgänge. Teamen inom Doctolib är mycket olika och det är inte alltid lätt för teamledarna att komma på initiativ för att skapa teamkänsla."

‍

Med målet att "sprida företagskultur och värderingar" utformade Doctolib och Kampaay en strategisk plan för att hantera evenemang inom företaget. Idag organiserar Doctolib i genomsnitt mer än 150 evenemang per år, och varje chef har en budget för att organisera teambuilding var sjätte månad.

Å andra sidan organiserar Doctorlibs People Success Manager flera möten varje månad: Ett återkommande event med cheferna för olika funktioner, onboarding för nyanställda och utbildningar för alla anställda.

‍

Tack vare Kampaays verktyg har Doctolibs sätt att hantera event ändrats:

"Med Kampaay kan jag ta hand om mitt team snabbare och effektivare, och jag är säker på ett bra resultat!"

Berättar Marco.

‍

‍

Som vi har sett på de här sidorna kan skillnaden mellan olika typer av företagsevenemang vara avgörande när det gäller mål, målgrupp och naturligtvis organisation.

Externa evenemang som riktar sig till potentiella kunder, investerare, affärspartner och journalister lämpar sig för varumärkesfrämjande, företagspresentation och nätverksbyggande. För att skapa en effektiv strategi är det nödvändigt att fokusera på kundresan för att identifiera i vilket skede av den målgruppen befinner sig och sedan organisera det mest lämpliga evenemanget.

‍

Interna evenemang är däremot avsedda för anställda och medarbetare och är utformade för att välkomna nykomlingar, främja teamkänsla, sprida företagskultur och bygga starka relationer mellan de anställda. Precis som för externa evenemang är det för att lyckas definiera en effektiv strategi nödvändigt att fokusera på de anställdas livscykel inom företaget, den så kallade medarbetarresan.

‍

Detta gör det möjligt att organisera fokuserade och framgångsrika evenemang.

För att organisera interna och externa evenemang krävs därför noggrann planering, effektiv förvaltning av tillgängliga resurser och förmåga att hantera oförutsedda händelser.

Även om eventbyråer kan erbjuda värdefullt stöd i fråga om förvaltning och planering kan det vara ett revolutionerande men samtidigt strategiskt och fördelaktigt val att välja att använda en digital plattform.

‍

Därför har vi tagit fram en lösning som gör det möjligt för dig att behålla alla de fördelar som en vanlig eventbyrå har, men som samtidigt eliminerar de svårigheter som du kan stöta på i processen.

Kampaay erbjuder ett enkelt och innovativt verktyg som centraliseras processer för eventplanering och som gör livet enklare för chefer. På så sätt blir planeringen och organisationen av interna och externa evenemang effektivare och mer skalbar. Med en omfattande katalog av lösningar och tjänster som kan anpassas efter behov tillsammans med dedikerad och personlig support från branschproffs garanterar plattformen en stressfri upplevelse vid planering av företagsevent. Genom att kommunicera med en enda kontaktpunkt blir det mycket lättare att hantera resurser på ett effektivt sätt samtidigt som man fokuserar på evenemangets strategiska mål.

‍

Med Kampaay kan arrangörer hantera alla aspekter av företagsevenemang på ett integrerat och samarbetsinriktat sätt, vilket garanterar en lyckad upplevelse för alla.

‍

Visste du att genom att använda Kampaay kan företag inte bara skapa unika evenemang för sina anställda och externa målgrupper, utan också göra en positiv inverkan på branschen som helhet? Oavsett om du vill planera din nästa konferens med internationella gäster för att diskutera nya satsningar, en lyckad kickoff med spännande aktiviteter eller en fantastisk trevlig utvecklingsdag med många skratt, hjälper vi dig förverkliga din idé. Tveka inte att kontakta oss för mer information!

‍

‍

Visste du att genom att använda Kampaay kan företag inte bara skapa unika evenemang för sina anställda och externa målgrupper, utan också göra en positiv inverkan på branschen som helhet?

‍