Lär dig alla hemligheter för att bättre planera dina evenemang!
Utgångspunkten
Vad har en polis, en pilot, en brandman och en projektledare gemensamt?
Dessa jobb ovan och jobb inom events är väldigt stressfulla. De som är projektledare eller evenemangsplanerare vet detta mycket väl: När ett möte ska organiseras finns det bokstavligen miljontals detaljer att tänka på, och till och med potentiella problem att förutse. Enligt CareerCasts årliga rankning är detta de mest påfrestande jobben som finns när det kommer till stress. Särskilt för projektledare ligger belastningsvärdet av stress på omkring 51,19 poäng.
De är visserligen inga trollkarlar, men i vissa fall undrar man ändå hur det är möjligt för människor att hantera så många arbetsuppgifter till synes samtidigt, se till att evenemanget blir så framgångsrikt som möjligt och att de mål som fastställts i företagsstrategin uppnås. I denna artikel kommer vi att undersöka de viktigaste frågorna som kan sätta press på en evenemangsplanerares effektivitet och sedan redogöra för en effektiv, och ofta enklare lösning än du tror, för var och en av dessa frågor.
1. Planering
Vi har redan nämnt det här flera gånger: Det första man måste göra innan eventet är att välja vilket typ av event man vill styra upp och börja planera det. Olika typer av event kan vara kickoff, afterwork eller företagsjubileum.
Men vad innebär det egentligen? Att planera ett evenemang innebär i praktiken att vi först frågar oss själva vad som är anledningen till att vi vill förverkliga projektet. Om vi har denna tydliga utgångspunkt blir det otroligt mycket lättare att fastställa de mål som vi måste uppnå och att utarbeta en konkret handlingsplan som återspeglar vår ursprungliga vision, vilket hjälper oss att fatta beslut på ett mer objektivt sätt och utan att bli överväldigade av evenemanget.
2. Prioritera rätt
När vi väl är medvetna om målen för vår strategi och vi har en organiserad plan är nästa steg att fastställa prioriteringar. Det bästa sättet att nå dit är att lära sig skillnaden mellan brådskande behov och faktiska prioriteringar och sedan genomföra det i praktiken.
Om vi har mycket pressade deadlines: Det kan lätt verka som att varje uppgift är akut, men i det här fallet är det förmodligen bara en brådska, och uppgifterna som musik, klädkod eller dekorationer kanske inte är de viktigaste i vår handlingsplan.
Därför är det i dessa fall viktigare än någonsin att upprätta en hierarki av prioriteringar innan den tidspressade planen gör det åt oss som till exempel budget, gästlista och lokal. Ju tydligare gränsen mellan "brådskande" och "viktigt" är, desto bättre blir det organisatoriska flödet i din evenemangsplanering.
3. Fastställ deadlines
Som vi nämnde i det föregående avsnittet kan tajta deadlines vara ett hinder för vår produktivitet, vilket gör att vi tappar riktningen lite och ser varje uppgift som en prioritet även om den inte är det.
I dessa lägen är lösningen att förutse framtiden och planera projektets steg tidigare än väntat, och framför allt genom att tillämpa den prioriteringshierarki som vi nämnde tidigare. Genom att organisera sig i god tid kan man bättre hantera ett event och vad man behöver göra.
Att ha tidsplaneringen gjord genom att "slå ihop våra huvuden" kan verkligen göra skillnad för projektets framgång, eftersom det hjälper oss att visualisera vad vi kommer att behöva göra i förväg och förbereder oss mentalt för arbetet.
4. Schemalägg pauser
När tiden är knapp, kan det i det första taget tyckas vara en bra lösning att bara köra hårt på till deadline utan att andas. Men att ta pauser kan vara rätt väg mot ett mer balanserat sätt att arbeta och hantera interna processer. Vi är bara människor och kan därför inte vara fullt koncentrerade i mer än 90 - 120 minuter, så ta pauser när du planerar ett event för att vila hjärnan och komma tillbaka mer motiverad och kreativ.
Hur? Enkelt, genom att schemalägga dem! Ja, att skapa ett detaljerat schema för de enskilda arbetstagarna och ta hänsyn till tid som enbart är avsedd för pauser kan verkligen göra skillnad, inte bara när det gäller vårt sätt att se på vårt arbete utan också, som ett resultat, när det gäller projektets framgång. Har du någonsin tänkt på detta?
5. Använd de rätta verktygen för att planera
Även de bästa evenemangsplanerarna kan behöva stöd då och då. I dessa fall kommer ett projekthanteringssystem bra till användning, för att ge oss en hjälpande hand, och ännu en gång, för att skapa evenemang.
Programvaror som Asana eller Kampaay kan ofta vara till hjälp för att bättre definiera våra uppgifter och tillhörande prioriteringslistor att hantera under den tid vi har avsatt för projektet.
6. Undvik multitasking
Med en värld som går mer och mer i ljusets hastighet är det lätt att falla i perfektionismens fälla, och frestelsen att bli den perfekta multitaskern passar in i denna kontext.
Tvärtom är det nästan aldrig lönsamt att försöka slutföra flera uppgifter samtidigt på kort tid. För oss och för kvaliteten på vårt arbete lika mycket som för "hälsan" hos det projekt vi följer.
Försök att rikta din uppmärksamhet mot en uppgift i taget: Om du har en tendens att ta hand om flera uppgifter samtidigt kommer du genom att göra detta upptäcka att du har blivit otroligt mycket mer produktiv än vanligt, och din attityd kommer också att bli mer positiv.
7. Avrunda dagen
När man arbetar som projektledare i eventbranschen är det lätt att känna att man aldrig slutar tänka på nästa steg, även utanför arbetsplatsen, när dagen i teorin borde vara slut.
När vi tänker efter är det dock bra att lägga en tidpunkt i slutet av arbetsdagen för att vi ska kunna slappna av från den stress som samlats fram till dess, men också för att tänka på och bearbeta vad vi har åstadkommit.
Detta ger oss också lite mer klarhet när vi närmar oss utförandet av de uppgifter som har blivit kvar på vår prioriteringslista. Nu när vi har belyst vikten av att skapa funktionella ramar inom vilka man kan placera de uppgifter som varje projektledare eller evenemangsplanerare nödvändigtvis måste hantera, vad sägs om att dra nytta av de lösningar som Kampaay erbjuder?
Slutsats
Att hantera och planera ett event är inte alltid en enkel uppgift. Men genom att ha koll på sina prioriteringar och arbeta effektivt kommer man få mer gjort och ett lyckat företagsevenemang. Kampaay vill hjälpa dig som din eventplanerare genom att erbjuda dig skräddarsydda funktioner anpassade för dig och ditt företag. Kontakta oss idag för att bekymmersfritt börja planera ditt nästa företagsevenemang och vi hoppas att våra topp 7 tips kan hjälpa dig i din planering.
