Det är och ska vara en spännande upplevelse att tillsammans med sitt företag planera och boka in en konferensresa; men vad som är lite mer spännande är såklart en konferensresa utomlands. Dock kan det vara en riktig utmaning att planera och styra upp denna typen av evenemang, och därför kommer vi i denna artikel att ta oss en närmare titt på hur du och ditt företag kan styra upp en oförglömlig konferens utomlands.
Boka konferens utomlands, vad ska man tänka på?
Det är självklart att du vill styra upp en framgångsrik konferens för ditt företag och dina anställda. Dock krävs det mycket tid och noggrant planerande, men låt oss ta en titt på vad som är viktigt att tänka på.
Budget
Vi behöver inte sticka under stolen med det faktum att företagsresor eller en konferens vid havet kommer att bli en ganska dyr historia, därför är det extra viktigt att du sätter upp en budget som du verkligen ska försöka att inte överskrida.
Då du arrangerar konferens ska du sätta dig ner och skapa en detaljerad budget och här gäller det att gå igenom punkter som aktiviteter, måltider, boende och resor.
Destination
När budgeten blivit fastställd kommer det genast vara betydligt enklare att välja den perfekta destinationen för din företagsresa utomlands. Vid valet av destination är det viktigt att se över klimatet, resans längd samt aktiviteter ni kan ägna er åt under resans gång.
De populäraste destinationerna för en konferensresa utomlands:
- Prag, Tjeckien: Med sin rika historia och arkitektur lockar Prag besökare från hela världen. Här kan ditt team uppleva en unik blandning av gammalt och nytt, tillsammans med ett brett utbud av konferensanläggningar och hotell.
- Milano, Italien: Känd för sin modeindustri och kulturella skatter är Milano en perfekt plats för en konferensresa. Ditt team kan njuta av konst, design och utsökt mat samtidigt som de utforskar stadens vackra mötesplatser.
- Amsterdam, Nederländerna: Med sina charmiga kanaler och rika historia erbjuder Amsterdam en inspirerande miljö för en konferensresa. Här har du möjlighet att imponera på ditt team genom att utforska en mångfald av kulturella sevärdheter och delta i spännande aktiviteter.
Underhållning och äventyr
På tal om aktiviteter; äventyr och underhållning är en viktig aspekt i en lyckad företagsresa. Målet med en konferens eller resa med jobbet är såklart att skapa en starkare relation mellan kollegorna, vilket i sin tur leder till ett bättre arbetsflöde och därmed en gladare arbetsplats.
Under resan kan man utforma aktiviteterna utgående från teambuilding och samarbete. Detta kan handla om allting mellan frågesporter, grupputmaningar eller femkamp. Kampaays kraftfulla verktyg hjälper dig styra upp ett teambuilding event du och dina gäster sent kommer att glömma.
Gästlistan
Trots att det är vanligt att ordna en intern arbetsresa för att stärka relationer är det minst lika viktigt och vanligt att ordna externa sådana. När du skapar gästlistan för din konferens måste du ha klart för dig om du ska bjuda in företagets anställda, eller externa personer som leverantörer och kunder.
Målsättningen
Sist men inte minst är det minst lika viktigt att man faktiskt har ett mål för sin resa, vad vill man egentligen åstadkomma under tiden man kommer vara bortrest? Är målet att förbättra försäljningen, ta fram eller introducera nya produkter eller helt enkelt att stärka teamet? För att arrangera konferens gäller det främst att ha koll på varför man faktiskt gör det.
Kategorisera konferensresor: vilken passar dig bäst?
När hela konferensens generella planer som budget och målsättning har blivit bestämda är det dags att analysera mer ingående på ditt teams behov och vad resan ska gå ut på:
Teambuildingresor
En teambuildingresas syfte är till stor del att förbättra samarbetet för de interna relationerna. På denna typen av resa kan man styra upp en kickoff med utmaningar och övningar där alla känner sig inkluderade.
Utbildningsresor
Trots att tanken inte är att ta med varken interna eller externa personer på en studieresa kan det vara fördelaktigt för den yrkesmässiga utvecklingen att välja att inkludera workshops eller utbildningsseminarier under konferensen.
Äventyrs- eller aktiva resor
En konferens med aktivitet är en resa de delaktiga sent kommer att glömma. Givetvis gäller det att se över gäster varav en viss målgrupps dröm är att kombinera spa och konferens medan andra målgrupper lever för aktiva konferensresor med safari, dykning eller tuffa vandringar.
Misstag sker: Så här kan du se till att undvika dem
Alla är vi människor, och misstag kan ske oavsett hur mycket planering och förberedelser man gjort. Om vi dock på förhand lär oss att analysera misstagen, kommer de vara betydligt enklare att undvika.
Överplanering
Att en konferensresa ska vara planerad in i det sista stämmer, men att fylla varje tom lucka i kalender tröttnar man snabbt ut sina deltagare. Det är minst lika viktigt att gästerna ska få tid för sig själva, som det är att de ska stärka banden mellan varandra.
Feltänk i budgeten
Det är lättare sagt än gjort att faktiskt hålla sig till den budget man tänkt. Genom att ha en noggrant planerad budget där man verkligen håller sig inom ramarna kommer man undvika att spendera stora summor som budgeten inte tillåter.
Dålig planering
För kurs och konferens är en god plan a och o. Även fast det gäller att inte fylla schemat med aktiviteter, ska dagarna ändå vara inplanerade vilket är i synnerhet viktigt då man faktiskt ska ägna sig åt aktiviteter och äventyr.
Kulturella skillnader
Det är kanske viktigare än man kunde tro att faktiskt se över destinationen. Om destinationen blir fel eller opassande leder det inte bara till en mindre givande resa, utan risken för kulturella skillnader kan bli allt större. När man valt sin destination är det viktigt att läsa på och ta reda på vilka aspekter man bör ha hänsyn till, samt informera gästerna om det.
Lösningen för en lyckad konferensresa utomlands
Lösningen för lyckade företagsvenemang och konferenser är Kampaay. Vi på Kampaay vill hjälpa dig och ditt företag att skapa minnen för livet ut genom att hjälpa er med era evenemang och konferenser utomlands. Vi följer med dig på varje steg, allt från de första planerna till en väl genomförd konferens. Gör din nästa konferens utomlands minnesvärd genom att kontakta oss idag och börja smida planer med en gång.
