Lär dig mer om vad en Event Planner är, deras roll och hur man väljer den rätta eventplaneraren för stora och små företagsevenemang.
Hur väljer man en eventplanerare? Här kan du ta del av våra tips för framgångsrik planering av dina företagsevenemang
Att planera ett företagsevent är långt ifrån en enkel uppgift, det krävs tid, god kännedom samt en anpassad budget utgående från företaget och det blivande evenemanget. Om du vill styra upp ett företagsevenemang kan det vara en god idé att anlita en eventplanerare eller event koordinator som det även kallas.
Hur ska man välja den bästa event plannern, vad ska man tänka på inför planeringen, vad kan en event planner inte göra och hur liknar Kampaay en digital event planner? Låt oss se hur en professionell inom yrket kan göra ditt nästa företagsevenemang till en oförglömlig dag.
Vad gör en eventplanerare?
En eventarrangör finns till för att hjälpa dig och ditt företag att ta ert evenemang till nya höjder. Eventplaneraren fungerar som en projektansvarig under hela förloppet och tack vare sina verktyg för event skapar de nya möjligheter och bättre relationer inom företaget. En professionell eventplanerare är organiserad, kreativ samt har en god problemlösningsförmåga.
Dock är det inte att förväxla en eventplanerare med en festplanerare. Medan de båda arbetar inom relativt samma bransch tar sig eventplaneraren an mer storskaliga projekt som företagsevenemang och mässor, medan festplanerare ofta har i uppgift att planera födelsedags- eller bröllopsfester för privatpersoner.
Det gäller för en eventplanerare att ha många järn i elden då det är en mångsidig bransch med en mängd olika arbetsuppgifter. Vad krävs för att bli en eventplanerare, hur ser en vanlig arbetsdag ut och är det möjligt för mig att styra upp ett företagsevenemang utan egentlig kunskap? Mer om det nedan.
Hur blir man en eventplanerare?
För att bli projektansvarig inom upplevelseindustrin kan man antingen delta i kortare eventplaneringskurser som vara mellan några månader upp till ett år. Men för en ännu djupare inskolning för att bli en event planner i Stockholm eller andra städer kan man söka till eventkoordinatorprogrammet på en yrkeshögskola för att inom loppet av två år ha en event planner utbildning.
För att lyckas ännu bättre som eventplanerare kan det vara fördelaktigt att delta i kurser inom ekonomi eller marknadsföring, då det är en stor del av eventplaneringen.
Eventplanerarens arbetsdag
Ingen dag är den andra lik för en event planner. Arbetsdagar är långa och består av allting från möten, telefonsamtal samt planering i mängder. En eventarrangör har ett mångsidigt och givande jobb och ett vanligt projekt är uppbyggt enligt följande:
Möte med klienten
Mål, syfte, tema och tidpunkt…några av de få saker som måste bestämmas redan i ett tidigt skede mellan eventplaneraren och företaget i fråga. Här är det viktigt att få fram önskemål och vad man vill åstadkomma med eventet.
Fysiska och digitala förberedelser
Efter mötet med företaget börjar det roliga arbete för eventplaneraren. Här ska det göras både fysiska och digitala förberedelser så som:
- Hitta och hyra lokal
- Datum som passar
- Underhållning och tema
- Mat eller eventuellt catering
För varje dag som går blir allting mer digitaliserat och idag är vi även vana vid hybridevenemang eller evenemang helt på distans, även i de fall kan en eventplanerare komma bra till hands.
Efter att förberedelserna är gjorda ska budgeten kontrolleras med företaget för att sedan börja verkställa alla idéer.
Produktion till evenemangets slut
Det är ett spännande steg då idéerna på pappret äntligen ska få komma till liv på evenemanget. Här gäller det att vara ute i god tid och ha ett tydligt schema att följa under eventets gång.
När projektet väl tagit slut brukar ett sista möte ordnas med företaget eller klienten i fråga för en slutgiltig utvärdering och för att se om allting blev som det skulle.
När ska man anlita en eventplanerare?
Om du som företagare är intresserad av att ha en konferens, kickoff, seminar eller varför inte en julfest med företaget är det ett ypperligt tillfälle att söka hjälp av en specialist inom eventplanering.
Planeraren i fråga kan inte bara hjälpa dig och dina anställda med att stärka teamets samarbetsanda och lagspel, utan kan erbjuda dig verktyg för kommunikation och marknadsföring vilket i sin tur leder till potentiellt nya kunder.
Att välja den rätta eventplaneraren
Att välja den “rätta” eventplaneraren för just ditt företagsevenemang kan ibland kännas som ett svårt val, eftersom det finns så många faktorer att ta i beaktande. Först och främst måste man bestämma sig vilken typ av evenemang man ska styra upp men även ha ett mål över vad man vill åstadkomma med evenemanget.
När du har en första plan över hur du vill att just ditt företagsevemang gäller det att börja välja och vraka bland alla tillgängliga planerare för att sedan välja rätt person som får rollen som din eventansvarig.
Vad kan en event planner inte göra?
En event planner kan göra mycket och det råder inga tvivel om att de verkligen kan ta ditt företagsevenemang till en ny nivå. Som med allting finns det nackdelar även när det kommer till detta, och det finns faktiskt saker som en event planner inte kanske kan hjälpa till med.
En professionell event planner har ett fullspäckat schema och bollar mellan en mängd olika projekt…dock innebär det att ingen kan känna ditt företag lika bra som du gör det. Trots att en professionell ofta har god lyssnings- och tolkningsförmåga, är det näst intill omöjligt att skapa ett så personligt evenemang som du själv har möjligheten att göra. Med de många arbetsuppgifterna och möten med alla inblandade är det lätt hänt att det sker ett mänskligt men naturligt misstag för en event planner. Ju fler inblandade, desto större chans att det sker misskommunikation vilket kan påverka företagseventet negativt.
Kampaay är din digitala event planner
Om du själv känner att du vill styra och ställa på ditt nästa företagsevenemang är det faktiskt fullt möjligt genom att använda en event plattform som Kampaay erbjuder för att smidigt hantera, planera och genomföra. Med vår plattform behöver ni inte leta efter en event planner, boka möte, skicka en massa emails och diskutera alla steg internt.
Vi erbjuder expertråd och du får support från våra eventexperter när du vill. På vår plattform kan flera admins också se hur det går med planeringen, hur mycket av budgeten som har spenderats, och vad som finns kvar att göra. Kampaay är som en digital event planner där ni har full kontroll över ert event. Kontakta oss idag för att få reda på mer!
