Hur du organiserar ett lyckat öppet hus på företaget

Begreppet "öppet hus" är främst förknippat med skolor, men sedan några år tillbaka används det även inom företagssektorn.

Företagets öppna hus är ett mycket bra tillfälle för marknadsföring: Läs våra tips om hur du organiserar dagen på bästa sätt!

Välj datum efter syfte

Det finns många företag som väljer att välkomna kunder och potentiella kunder till sina lokaler för att presentera sina produkter och tjänster och stärka eller skapa nya relationer. Ett företags öppna hus kan anordnas i olika syften: Presentation av ett nytt projekt, som en rekryteringsdag eller den så kallade familjedagen, där anställdas familjer samlas på kontoret för att lära känna varandra och få veta mer om sina närståendes arbetsmiljö.

Det är viktigt att välja rätt datum och se till att det passar företagets behov. Vi rekommenderar att du avstår från att anordna ett öppet hus under särskilt hektiska tider på året, till exempel veckorna före jul eller före sommarledigheten.

Att hitta det rätta datumet är långt ifrån en enkel uppgift, i synnerhet då datumet ska passa så många som möjligt. Att ha en delad kalender kan absolut vara en lösning, som passar många väl. Dock är det betydligt smidigare att endast använda en plattform där alla administratörer får ett hum om hela eventet, på denna punkt kan Kampaay komma till undsättning. När man fastställt ett passande datum är nästa viktiga steg att skicka inbjudan till öppet hus. 

‍

Planera lokalen och aktiviteter‍

Om kontoret sammanfaller med platsen för evenemanget är det viktigt att möblera och dekorera företagets lokaler så att de är välkomnande och samtidigt gör det möjligt för gästerna att besöka arbetsmiljön. Alla kontor är inte utformade för att rymma ett stort antal personer, så rummens kapacitet och planeringen av utrymmet måste beaktas innan du bjuder in dina gäster. Om gästantalet troligtvis kommer överstiga antalet personer som ryms in i dina kontorsutrymmen finns möjligheten att hyra lokal. 

‍

För de flesta gäster är öppet hus-dagen första gången de besöker företaget, så ge dem en karta med en beskrivning av de olika aktiviteterna som planeras under dagen, uppdelade efter tid och plats. Det hjälper dina gäster att hitta rätt och gör det lättare för dig att genomföra evenemanget. Att noga planera tjänster och aktiviteter är mycket viktigt vid ett teambuildning evenemang: Den dag då företaget öppnar sina dörrar för allmänheten måste allt vara perfekt och aktiviteterna redo. Här kan det handla om olika uppdrag eller små tävlingar inom problemlösning, kreativitet eller gissningslekar. Om du inte vet vem du ska vända dig till kan du besöka vår webbplats, och med några få klick planera ett oförglömligt öppet hus. 

‍

Välj catering och mat

Beroende på vilken tid på dagen och vilka aktiviteter som planeras kan du välja den catering som passar bäst för ditt evenemang. Oavsett om det handlar om en kaffepaus, lunch eller en buffe öppet hus är möjligheterna oändliga. Att bjuda på god mat till öppet hus är en viktig aspekt i evenemanget eftersom gästerna känner sig omhändertagna då det får något gott i magen. Dock är det viktigt att försöka förutse hur dagen kommer att utvecklas, och förlita sig på proffs när det kommer till vissa tjänster. 

‍

När man har mat till öppet hus eller catering buffe är det viktigt här att ta i beaktande att personerna som kommer på eventet kommer med största sannolikhet att variera i både ålder, kön och preferenser. Så väljer man att se till att bjuda på så många godheter som möjligt, ökar man sina chanser betydligt att ha nöjda gäster. Även här finns en möjlighet att återspegla företaget eller dess grundare, som att bjuda på en buffe från ett specifikt land eller med ett visst tema. 

‍

Kommunicera företagets värderingar

Det största syftet med företagets öppet hus-dag är interaktion, så välj rätt personal för att stödja dig under dagen: Beroende på lokalens storlek och vilken typ av aktiviteter som planeras kan du behöva parkeringsvakter, garderobspersonal och servitörer.

Ge var och en av dina teammedlemmar en roll för att hjälpa dig under dagen. De bör vara beredda att prata med kunderna om dina produkter och tjänster eller svara på eventuella frågor. 

Målet med ett öppet hus är såklart att få kunder till ditt företag, men även hjälpa företaget att utvecklas utifrån både de långsiktiga och kortsiktiga målen. Se till att under evenemanget visa vad just ert företag står för och vill åstadkomma, det kommer inte bara att få evenemanget att se professionellt ut, utan visa tydligt att ni vet att ni har koll. 

65 % av människor lär sig främst genom bilder enligt VideoScribe, vilket betyder att du bör använda dig av visuellt innehåll för mer engagemang och lättare fånga alla gästers uppmärksamhet, och samtidigt stimulera till samtal. För att berätta om ditt företags värderingar kan du därför hjälpa dig själv med en kort presentation: Visa en video eller enkla infografiska bilder i ett av kontorsrummen och försök att involvera alla närvarande.

Om ditt företag har rum som är avsedda för produktion eller bearbetning av produkter kan du ordna en rundtur, och om det krävs särskild skyddsutrustning för att komma in på området, glöm inte att ge varje deltagare ett kit med utrustningen och en förklaring om hur den ska användas.

Planera dagen genom att variera aktiviteterna med pauser, och under planeringsfasen bör du skapa ett ordentligt schema för att se till att det inte finns mycket ledig tid, samt för att säkerhetsställa att allt går smidigt. Glöm inte att ge bort prylar som pennor, nyckelringar eller USB-minnen, som är användbara i vardagen och som fortsätter att marknadsföra företaget.

‍

Uppföljning

Uppföljningsfasen är mycket viktig, även vid event som detta. Se till att alla deltagare lämnar en e-postadress så att du kan tacka dem för att de deltog i evenemanget och hålla dem uppdaterade om kampanjer, nya produkter/tjänster och framtida evenemang som ditt företag anordnar. Glöm inte heller kraften i sociala medier! Kom ihåg att ta bilder och producera material under evenemanget som du kan dela med dig av på företagets sociala kanaler. På så sätt kan du dela med dig av resultaten av öppet hus-dagen till dem som inte kunde delta och nå nya målgrupper.

Vare sig det är ett litet nystartat företag eller ett multinationellt företag är ett öppet hus alltid ett utmärkt verktyg för att främja företaget, om det organiseras på rätt sätt. Kampaay hjälper dig, besök plattformen för att med endast några klick ordna ett framgångsrikt öppet hus. 

‍

‍Kontakta oss här för att arrangera ett lyckat öppet för ditt företag!